MVA ved faktura til kunde utenfor EU er en situasjon der mange små virksomheter blir usikre fordi fakturaen både skal være enkel for kunden og riktig for regnskapet. Utgangspunktet er at du bør avklare MVA før fakturaen sendes, spesielt når kunden er i tredjeland og fakturateksten bør være ekstra tydelig.
Denne artikkelen er praktisk skrevet for fakturering. Den erstatter ikke konkret avgiftsrådgivning, men hjelper deg å se hvilke spørsmål som bør være avklart før du sender. Les gjerne MVA-satser på faktura , når du må registrere deg i MVA-registeret og nullsats vs unntatt fra MVA sammen med denne guiden.
Kort svar
MVA bør vurderes per leveranse og per fakturalinje. Når virksomheten er registrert i MVA-registeret, skal fakturaen vise MVA på en ryddig måte. Før registrering skal du normalt ikke fakturere med MVA, og du bør ikke bruke MVA-merking etter organisasjonsnummeret.
Vær konservativ og kontroller reglene når leveransen ikke er vanlig norsk innenlandssalg. Hvis du er i tvil, er det bedre å stoppe og kontrollere før utsending enn å rette mange fakturaer senere.
Hva bør du avklare?
- Er virksomheten registrert i MVA-registeret på fakturadatoen?
- Er leveransen MVA-pliktig, fritatt, unntatt eller sammensatt?
- Skal flere satser eller MVA-frie linjer spesifiseres hver for seg?
- Er kunden norsk, utenlandsk, næringsdrivende eller privatperson?
- Har du dokumentasjon som forklarer vurderingen hvis kunden eller regnskapet spør?
Eksempel på fakturalinjer
| Fakturalinje | Hvorfor den fungerer |
|---|---|
| Fjernleverbar tjeneste til kunde utenfor EU | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Rådgivning levert til utenlandsk virksomhet | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Kreditnota etter feil mottakerland | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
Tabellen er ikke en fasit for avgiftsbehandling. Den viser hvordan fakturalinjene kan gjøres mer kontrollerbare. Det viktigste er at hver linje beskriver en faktisk leveranse, med riktig prisgrunnlag og MVA-behandling.
Kontrollpunkter før du sender
- sjekk om leveransen gjelder varer eller tjenester
- avklar kundens status og land
- bruk tydelig tekst hvis norsk MVA ikke beregnes
For norske fakturaer bør MVA-beløp og totalbeløp komme tydelig frem. Hvis du bruker flere satser, eller kombinerer MVA-pliktige og MVA-frie leveranser, bør linjene deles opp slik at mottakeren kan kontrollere grunnlaget.
Vanlige feil
- MVA legges på før virksomheten er registrert.
- Ulike leveranser samles på én linje selv om de bør vurderes hver for seg.
- Kreditnota eller korrigering mangler når sendt faktura har feil beløp.
- Fakturaen inneholder for lite tekst til å forklare hvorfor MVA ikke er beregnet.
Ved feil etter utsending bør du ikke bare endre dokumentet lokalt og sende samme fakturanummer på nytt. Lag en sporbar korreksjon, og vurder om det trengs kreditnota, ny faktura eller en egen MVA-faktura med referanse til opprinnelig dokument.
Når bør du bruke system i stedet for mal?
MVA-feil oppstår ofte når fakturaer lages manuelt og gamle dokumenter kopieres. Et fakturaprogram kan hjelpe med faste kundedata, varelinjer, MVA-satser og kreditnotaer. Det gjør også overgangen til full regnskapsflyt enklere hvis virksomheten vokser fra enkel fakturering til mer komplett økonomistyring.
For mer om fakturaoppsett kan du lese orgnummer og MVA på faktura og hvordan lage kreditnota .