Ja, du kan sende faktura uten MVA i mange situasjoner. Det viktige er å forstå hvorfor du ikke legger på MVA, og hvordan det skal komme fram på fakturaen. For små virksomheter er dette ofte et spørsmål om du er registrert i MVA-registeret ennå, men det kan også handle om unntatte eller nullsatsede leveranser.
Den vanligste grunnen: du er ikke registrert ennå
For vanlige virksomheter er hovedregelen at du registrerer deg i MVA-registeret når den avgiftspliktige omsetningen passerer 50 000 kroner. Før det skal du som hovedregel ikke legge MVA på fakturaen, og du skal heller ikke skrive MVA etter organisasjonsnummeret ditt.
Når virksomheten er registrert, endrer dette seg:
- du skal legge på korrekt MVA der salget er avgiftspliktig
- MVA må spesifiseres på fakturaen
- organisasjonsnummeret skal etterfølges av bokstavene MVA
Hvis du er usikker på om virksomheten allerede er registrert, bør du avklare det før neste utsending. Det gjelder særlig hvis du er i vekst eller har flere større fakturaer på vei.
Hvis du vil se terskelen og overgangsfasen mer konkret, les når du må registrere deg i MVA-registeret .
Fire vanlige situasjoner
| Situasjon | Hvordan fakturaen vanligvis bør se ut |
|---|---|
| Du er ikke registrert i MVA-registeret | Ingen MVA på linjene, og ikke MVA bak organisasjonsnummer |
| Du er registrert og selger avgiftspliktig tjeneste | MVA spesifiseres per linje eller sats |
| Du har både mva-pliktige og mva-frie leveranser | Del opp linjene tydelig |
| Salget er unntatt eller nullsats | Dokumenter grunnlaget og hold linjene separate |
Det viktigste er at kunden kan forstå hvorfor totalen ser ut som den gjør. Hvis du blander mva-pliktige og mva-frie beløp i én samlet linje, øker risikoen for spørsmål og feilføring.
Hvis du er usikker på selve vurderingen, er det nyttig å skille mellom nullsats og unntatt fra MVA .
Hva bør stå på fakturaen når du ikke legger på MVA?
Selv om du ikke fakturerer med MVA, må resten av fakturaen fortsatt være ryddig. Den bør blant annet vise:
- selgers navn og organisasjonsnummer
- kundens navn og adresse eller organisasjonsnummer
- tydelig beskrivelse av varen eller tjenesten
- dato for salg og levering
- totalbeløp og betalingsfrist
Det er altså ikke en “enklere” faktura, bare en faktura uten avgiftslinjen. Hvis du trenger en grunnmal, kan du starte med hva en faktura er eller bruke en fakturamall i Word som utgangspunkt.
Når blir dette ofte feil?
Dette er feilene som går igjen:
- du skriver
MVAbak organisasjonsnummeret før virksomheten er registrert - du glemmer å skille mellom avgiftspliktige og avgiftsfrie linjer
- du passerer beløpsgrensen, men fortsetter med gammel fakturarutine
- du bruker samme fakturatekst på alle typer salg uten å forklare forskjellen
Hvis du fakturerer både produkter og tjenester, eller både norske og utenlandske kunder, er det ekstra viktig å vite hva som faktisk er avgiftspliktig i din situasjon. Da kan det være nyttig å kombinere rutinen din med en MVA-kalkulator og en enkel oversikt over MVA-begreper .
Du bør også kjenne MVA-satser på faktura og orgnummer og MVA på faktura før du endrer oppsettet ditt.
Slik gjør du overgangen enklere når du må begynne med MVA
Når du ser at omsetningen nærmer seg grensen, bør du gjøre tre ting tidlig:
- Gå gjennom prisene dine og bestem om de er oppgitt med eller uten MVA.
- Sørg for at fakturamal eller system støtter egne MVA-linjer.
- Lag en fast kontroll før faktura sendes ut.
Da slipper du å rette mange fakturaer i ettertid. Hvis du driver uten AS og vil ha en enkel arbeidsflyt i starten, kan du også se på siden om fakturering uten selskap og ordlisten for MVA-registeret .
Når bør du få hjelp?
Det er smart å spørre regnskapsfører når:
- du nærmer deg registreringsgrensen
- du har flere ulike MVA-satser
- du selger tjenester med spesielle regler
- du er usikker på om salget er unntatt eller nullsats
En kort avklaring tidlig er ofte billigere enn å rydde opp i feil senere.