En god purring mal er ikke bare et pent dokument. Den skal hjelpe deg å samle riktige opplysninger før fakturaen sendes, særlig når du vil sende en saklig betalingspåminnelse uten å skrive fra bunnen hver gang.
Malen bør brukes som en kontrollflate for fakturainnhold, ikke som en unnskyldning for å hoppe over krav til nummerering, MVA, kundeinformasjon eller dokumentasjon. Se også fakturamalen i Word , fakturamalen i Excel og hva som skal stå på en faktura før du sender en faktura basert på malen.
Hva malen bør inneholde
- selgers navn, organisasjonsnummer og eventuell MVA-merking
- kundens navn, adresse eller organisasjonsnummer
- fakturanummer, fakturadato, leveringsdato eller periode
- tydelige vare- og tjenestelinjer
- pris, eventuell MVA, totalbeløp og betalingsfrist
- felt for referanse, prosjekt, KID eller vedlegg når det er relevant
Eksempel på felt og linjer
| Felt eller linje | Hvorfor det er nyttig |
|---|---|
| Fakturanummer og opprinnelig forfall | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Beløp og betalingsinformasjon | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Ny kort betalingsoppfordring | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
Hvis malen blir for tett, er det bedre å legge til en egen spesifikasjon eller vedlegg enn å presse all informasjon inn i én fakturalinje. Fakturaen skal kunne leses raskt av kunden.
Slik bruker du malen
- Fyll inn faste virksomhetsopplysninger én gang og kontroller dem jevnlig.
- Legg inn kundedata og referanse før du skriver leveranselinjene.
- Kontroller pris, rabatt, MVA og totalbeløp før dokumentet sendes.
- Eksporter til PDF hvis du bruker dokumentmal, slik at innholdet ikke endres hos kunden.
- Lagre kopi og underlag sammen med fakturaen.
Kontrollpunkter
- hold tonen rolig
- ikke legg på gebyr hvis vilkårene ikke er oppfylt
- legg ved fakturakopi hvis kunden kan ha mistet den
En god purremal gjør oppfølging mindre personlig og mer konsekvent. Hvis du sender mange fakturaer, bør malen derfor være første steg mot en mer fast arbeidsflyt, ikke en permanent manuell snarvei.
Vanlige feil
- Fakturanummer skrives manuelt uten kontrollerbar serie.
- Kundens referanse mangler selv om kunden krever den.
- MVA-felt kopieres fra en gammel faktura uten ny vurdering.
- Malen brukes til purring, kreditnota eller EHF selv om formatet krever annen håndtering.
Når fakturaene blir flere, er det ofte mer effektivt å bruke fakturaprogram. Da slipper du manuell nummerering, får bedre oversikt over åpne fakturaer og kan koble fakturering tettere til betaling og senere regnskap.
Les videre om salgsfaktura mal og kreditnota mal hvis du vil bygge en hel malrutine.