Som frilanser er fakturaen ofte både salgsmateriale, leveransedokumentasjon og betalingsforespørsel i ett. Derfor bør den være enkel å forstå for kunden, men også presis nok til at du slipper unødvendige spørsmål etterpå. Når fakturaen er ryddig, går godkjenning og betaling som regel raskere.
Dette må være med på en frilanserfaktura
En god frilanserfaktura bør alltid vise:
- navnet ditt eller firmanavnet ditt
- organisasjonsnummer, og
MVAetter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i MVA-registeret - kundens navn og riktig kontakt- eller virksomhetsinformasjon
- hva du faktisk har levert
- dato for faktura og levering
- betalingsfrist og hvordan kunden skal betale
- totalbeløp, og MVA spesifisert når det er aktuelt
Hvis du vil dobbeltsjekke feltene, start med hva som skal stå på en faktura og orgnummer og MVA på faktura .
Slik går du frem steg for steg
- Avklar hva som skal leveres, og om du fakturerer timepris, fastpris eller en kombinasjon.
- Samle dokumentasjon som timeliste, bestilling, avtale eller e-postgodkjenning.
- Lag tydelige varelinjer som viser arbeid, timer, enhetspris og eventuelle utlegg.
- Sett en realistisk betalingsfrist før du sender.
- Send fakturaen raskt etter levert arbeid, mens leveransen fortsatt er fersk hos kunden.
- Følg opp åpne fakturaer med en fast rutine hvis forfall passeres.
For mange frilansere er det lurt å kombinere fakturaen med en timeliste for fakturering og en bevisst vurdering av fastpris og timepris .
Hvis du vil gå enda mer praktisk til verks, kan du også lese fastpris eller timepris som frilanser , hvordan prise revisjoner og endringer og hvordan skrive beskrivelse på frilanserfaktura .
Timepris eller fastpris?
| Modell | Passer best når | Husk på |
|---|---|---|
| Timepris | Omfanget kan endre seg underveis | Vær tydelig på timeantall og sats |
| Fastpris | Leveransen er tydelig avgrenset | Del gjerne opp i milepæler hvis prosjektet er stort |
| Fastpris + utlegg | Du har kjøp på vegne av kunden | Spesifiser utlegg separat på fakturaen |
Hvis du har mange småkjøp på vegne av kunde, kan du lese mer om hvordan fakturere utlegg .
Vanlige feil frilansere gjør
- Fakturaen sendes for sent etter leveransen
- Linjene er så generelle at kunden må spørre hva arbeidet gjelder
- Betalingsfristen er uklar eller mangler helt
- Samme fakturatekst brukes på alt arbeid, selv når leveransene er ulike
- MVA håndteres feil når virksomheten nærmer seg registreringsgrensen
Hvis du ennå ikke er MVA-registrert, må du også passe på at du ikke bruker MVA bak organisasjonsnummeret ditt for tidlig. Da er det nyttig å lese kan man sende faktura uten MVA
.
Når er det nok med en mal?
En enkel mal kan være grei når du sender få fakturaer og hver faktura ligner den forrige. Men når du har flere kunder, ulike prisavtaler og behov for oppfølging, blir det raskt mer effektivt å bruke et fakturaprogram.
Det viktigste er ikke at fakturaen ser avansert ut, men at den er tydelig, korrekt og enkel å betale. Hvis du vil se hvordan et godt oppsett kan se ut i praksis, kan du også se på et eksempel på frilanserfaktura .
Hvis du begynner å få utenlandske kunder eller vurderer å starte ENK, er fakturere kunde i utlandet som frilanser og når bør frilanser starte enkeltpersonforetak? gode veivisere.