Å fakturere som enkeltpersonforetak trenger ikke være komplisert, men det lønner seg å få grunnlaget riktig fra start. Når de første kundene kommer, bør du vite hvilket organisasjonsnummer du skal bruke, når MVA blir aktuelt og hvordan du holder fakturaene dine ryddige.
Før du sender første faktura
Først trenger du et registrert foretak og et organisasjonsnummer. Når enkeltpersonforetaket er behandlet hos Brønnøysundregistrene, får du organisasjonsnummeret du skal bruke i forretningsdokumentene dine.
Deretter bør du bestemme:
- hva du selger og hvordan du beskriver det på faktura
- hvilke betalingsvilkår du vil bruke
- om du fakturerer per time, fastpris eller milepæl
- hvordan du skal lagre bilag og dokumentasjon
Dette gjør første faktura mye enklere enn om du prøver å bestemme alt mens du allerede skal sende den.
Hva må stå på fakturaen?
Som enkeltpersonforetak gjelder mange av de samme kravene som for andre virksomheter. Fakturaen bør blant annet vise:
- ditt navn eller foretaksnavn
- organisasjonsnummer
- kundens navn og adresse eller organisasjonsnummer
- tydelig beskrivelse av tjenesten eller varen
- dato og forfallsdato
- totalbeløp og eventuelt MVA
Er du registrert i MVA-registeret, skal bokstavene MVA stå bak organisasjonsnummeret. Er du ikke registrert, skal de ikke med.
Når blir MVA aktuelt?
For vanlige virksomheter må du som hovedregel registrere deg i MVA-registeret når den avgiftspliktige omsetningen passerer 50 000 kroner. For et nytt ENK er dette ofte den største overgangen i faktureringsrutinen.
Når du nærmer deg denne grensen, bør du allerede ha kontroll på:
- prisene dine er satt med eller uten MVA
- fakturamalen eller systemet kan vise MVA separat
- du vet hvilke leveranser som er avgiftspliktige
Hvis du vil få oversikt tidlig, kan du kombinere denne guiden med MVA-kalkulatoren og ordlisten for MVA-registeret .
Timepris, fastpris eller begge deler?
Mange ENK starter med timepris fordi det er enkelt. Men fastpris kan fungere godt på oppgaver der omfanget er tydelig. Det viktigste er at tilbud, timelister og faktura henger sammen.
| Modell | Passer best når | Hva du bør passe på |
|---|---|---|
| Timepris | Omfanget varierer | Dokumenter timer godt |
| Fastpris | Leveransen er tydelig avgrenset | Avklar hva som ikke er inkludert |
| Milepælsfakturering | Lengre prosjekter | Definer når hver del kan faktureres |
Hvis du fakturerer timer, er timelistemalen nyttig. Hvis du sender enkle tjenestefakturaer, kan en frilansfaktura-mal gi deg en trygg start.
Vanlige feil for nye ENK
- du sender faktura uten å ha et tydelig organisasjonsnummer klart
- du bruker samme linjetekst på alle oppdrag
- du venter for lenge med å etablere betalingsrutiner
- du blander private utgifter og foretakets kostnader
Mange av disse feilene skjer fordi faktureringen ikke blir behandlet som en fast arbeidsprosess. En enkel fast rutine er bedre enn å improvisere på hver kunde.
En enkel arbeidsflyt som fungerer
- Lag tilbud eller avklar oppdrag skriftlig.
- Dokumenter timer, utlegg og leveranse underveis.
- Lag faktura med tydelig tekst og klar forfallsdato.
- Følg opp ubetalte fakturaer raskt og konsekvent.
Hvis du vil sammenligne denne flyten med en løsning som er laget for små virksomheter, kan du lese mer om fakturering for selvstendig næringsdrivende og fakturering uten selskap . Når behovet vokser videre til regnskap, lønn og mer samlet økonomistyring, er ReAI på reai.no neste naturlige steg.