En fakturamall kan være et fint startpunkt når du vil se hvordan en frilanserfaktura bør bygges opp. Den gjør det enklere å få med riktige felter og holde samme uttrykk fra kunde til kunde. Men en mal er ikke det samme som en full fakturaflyt, og det er viktig å kjenne forskjellen.
Når passer en fakturamall?
En mal passer best når du:
- sender få fakturaer
- vil ha et visuelt utgangspunkt
- trenger noe enkelt å tilpasse med logo og faste felt
Hvis du fakturerer jevnlig, har mange kunder eller trenger oppfølging etter forfall, er et fakturaprogram som regel et bedre valg.
Slik bruker du en fakturamall riktig
- Start med en mal som allerede har plass til selger, kunde, fakturanummer, dato, leveranse, MVA og total.
- Bytt ut all eksempeltekst med egne opplysninger.
- Skriv varelinjer som forklarer leveransen tydelig.
- Kontroller at betalingsfrist, kontonummer og eventuelle referanser er korrekte.
- Lagre dokumentet som PDF før du sender det til kunden.
Det er lurt å bruke samme struktur hver gang. Da blir det enklere både for deg og kunden å kjenne igjen hvor informasjonen står.
Viktig å vite om nummerering
Hvis du skal utstede en faktisk faktura som salgsdokumentasjon, holder det ikke bare å ha et pent dokument. Fakturaen må også følge reglene for nummerering og utstedelse. I praksis betyr det at du bør bruke et system som håndterer fakturanummer fortløpende, eller forhåndsnummererte blanketter.
Derfor er en mal ofte best som:
- arbeidsutkast
- visuell struktur
- PDF-oppsett for sjeldne utsendelser
Hvis du vil ha mindre manuelt arbeid og tryggere nummerering, er det smartere å bruke programvare.
Mal eller programvare?
| Løsning | Passer best når | Begrensning |
|---|---|---|
| Word- eller Excel-mal | Du sender få fakturaer og vil ha full manuell kontroll | Krever mer manuelt arbeid |
| PDF-mal | Du vil sende et låst dokument med fast oppsett | Oppfølging og gjenbruk blir fortsatt manuelt |
| Fakturaprogram | Du sender faktura jevnlig og vil følge status | Mindre frihet i ren dokumentredigering |
Hvis du vil teste ulike formater, kan du se fakturamall i Word , fakturamall i Excel og PDF-fakturamall .
Vanlige feil når frilansere bruker mal
- Gammel kundeinformasjon blir stående igjen fra forrige faktura
- Fakturanummer hopppes over eller brukes på nytt
- MVA-linjen er feil satt opp
- Varelinjene er for generelle
- Dokumentet sendes i redigerbart format i stedet for PDF
Hvis du vil se hvordan en ferdig frilanserfaktura kan se ut, bruk også eksempel på frilanserfaktura .