Som frilanser er fakturaen ofte den delen av leveransen som avgjør hvor profesjonell kunden opplever deg etter at arbeidet er gjort. Fakturere etter at MVA-grensen passeres krever ekstra tydelighet fordi du både skal vise hva kunden kjøper og holde en rutine som fungerer når oppdragene blir flere.
Denne guiden passer når frilansvirksomheten vokser og MVA-rutinen må endres. Start gjerne med hvordan fakturere som frilanser , hvordan fakturere som enkeltpersonforetak og frilansfaktura med timeliste hvis du vil kontrollere grunnrutinen før du tilpasser fakturaen til denne situasjonen.
Kort svar
Fakturaen bør vise leveransen med samme språk som avtalen, ha riktig kundeinformasjon, riktig prisgrunnlag og en betalingsfrist du faktisk følger opp. Hvis du er ny selvstendig, må du også ha kontroll på organisasjonsnummer, MVA-status og dokumentasjon før fakturaen sendes.
Overgangen til MVA bør håndteres som en rutineendring, ikke som panikk ved neste faktura. Det er bedre å avklare disse punktene før du sender enn å bruke tid på retting og forklaringer etterpå.
Slik gjør du det i praksis
- Samle kundens fakturainfo før leveransen er ferdig.
- Avklar om oppdraget prises per time, fastpris, pakke, retainer eller milepæl.
- Beskriv leveransen konkret nok til at kunden kan godkjenne den.
- Legg ved timeliste, godkjenning eller kort sammendrag når kunden trenger underlag.
- Følg opp betaling etter forfall med fast og saklig rutine.
Eksempel på fakturalinjer
| Fakturalinje | Når den passer |
|---|---|
| Faktura etter registrering i MVA-registeret | Når kunden trenger å kjenne igjen leveransen fra avtale eller godkjenning |
| Etterfakturering av MVA med referanse | Når kunden trenger å kjenne igjen leveransen fra avtale eller godkjenning |
| Ny rutine for MVA på fremtidige fakturaer | Når kunden trenger å kjenne igjen leveransen fra avtale eller godkjenning |
Bruk kundens egne begreper der det gir mening. Hvis kunden har bestilt workshop, kampanje, onboarding eller prosjektfase, bør fakturalinjen speile det.
Kontrollpunkter før du sender
- registrer tidsnok
- oppdater mal eller system før neste faktura
- sjekk tidligere fakturaer rundt grensen
Hvis fakturaen gjelder flere leveranser, bør du heller bruke flere tydelige linjer enn én stor samlelinje. Det gjør det lettere å godkjenne fakturaen, og enklere å rette bare en del hvis noe er feil.
Vanlige feil
- Fakturaen sendes for sent etter at arbeidet er levert.
- Leveransen beskrives med for generelle ord.
- Utlegg, tillegg og ordinært arbeid blandes på samme linje.
- Frilanseren bruker en gammel mal uten å sjekke MVA, referanse og betalingsfrist.
Hvis du oppdager feil etter utsending, bør du bruke en sporbar korreksjon. Ikke lag en ny PDF med samme fakturanummer uten å vite om kunden allerede har bokført den første.
Når bør du gå fra mal til system?
En mal fungerer når du sender få fakturaer. Når du får faste kunder, flere prosjekter, MVA-spørsmål, EHF-krav eller behov for purring, blir fakturaprogram raskere og tryggere. Da kan du gjenbruke kundeinformasjon, lagre betalingsvilkår og få oversikt over åpne fakturaer.
Du kan også lese fra fakturamall til fakturaprogram og kontantstrøm for frilansere hvis du vil gjøre faktureringen mer robust.