Tilbud og faktura brukes ofte i samme salgsprosess, men de betyr ikke det samme. Et tilbud kommer før kunden har kjøpt. En faktura kommer etter at noe er avtalt eller levert, og ber om betaling.
Kort forklart
| Dokument | Når du bruker det | Hovedformål |
|---|---|---|
| Tilbud | Før kunden sier ja | Vise pris og omfang |
| Faktura | Etter avtale eller levering | Kreve betaling |
Et tilbud er altså et salgsdokument. En faktura er et betalingsdokument.
Hva bør et tilbud inneholde?
Et godt tilbud forklarer blant annet:
- hva du skal levere
- pris eller prisstruktur
- hva som er inkludert
- hvor lenge tilbudet gjelder
- eventuelle forutsetninger
Hvis du vil komme raskt i gang, kan du bruke en tilbudsmal som utgangspunkt.
Hva bør en faktura inneholde?
Når kunden har akseptert tilbudet og arbeidet er levert, går du over til faktura. Da trenger du blant annet:
- fakturanummer
- fakturadato og leveringsdato
- tydelige varelinjer
- betalingsfrist
- MVA der det er aktuelt
Bruk gjerne hva som skal stå på en faktura som kontrolliste.
Den enkleste arbeidsflyten
- Send tilbud med tydelig omfang og pris.
- Få aksept fra kunden.
- Lever arbeidet eller varen.
- Send faktura som bygger på samme struktur som tilbudet.
Når navn på leveransen, pris og omfang er like i begge dokumentene, blir det langt enklere for kunden å godkjenne fakturaen uten spørsmål.
Vanlige feil
- tilbudet er for uklart, så kunden oppfatter fakturaen som høyere enn avtalt
- fakturaen bruker helt andre beskrivelser enn tilbudet
- du sender faktura før avtalen er tydelig bekreftet
Hvis du vil ha en mer sømløs overgang, er det lurt å bruke samme språk og samme oppdeling i både tilbud og faktura. Da ser kunden raskt at betalingen stemmer med det som ble avtalt.