Å sende faktura handler ikke bare om å få ut et dokument. Du må også velge riktig kanal, sørge for at kunden faktisk kan motta fakturaen, og kontrollere at innholdet er klart nok til å bli godkjent og betalt uten ekstra runder.
De vanligste måtene å sende faktura på
| Metode | Passer best når | Husk på |
|---|---|---|
| PDF på e-post | Små kunder og enkel utsending | Bruk riktig mottaker og tydelig emnefelt |
| Delbar lenke | Du vil gjøre det enkelt å åpne fakturaen raskt | Sjekk at kunden forstår hvordan det skal betales |
| EHF | Offentlig sektor og profesjonelle innkjøpere | PDF er ikke det samme som EHF |
Hvis kunden er en offentlig virksomhet eller en større bedrift, bør du alltid sjekke om de krever EHF. Da kan du lese hvordan lage EHF-faktura og faktura til offentlig sektor før du sender.
Sjekkliste før du sender
Gå gjennom dette før fakturaen går ut:
- Er kundenavn, organisasjonsnummer og kontaktperson riktige?
- Har du med leveringsdato, fakturadato og tydelig forfallsdato?
- Er varelinjene konkrete nok til at kunden forstår hva som er levert?
- Er MVA håndtert riktig?
- Har kunden bedt om referanse, prosjektnummer eller PO-nummer?
- Sender du i riktig format for akkurat denne kunden?
Hvis du vil kontrollere selve innholdet først, bruk hva som skal stå på en faktura som ekstra kontroll.
Slik gjør du utsendingen enklere
Den raskeste måten å sende faktura på er vanligvis:
- Opprett fakturaen så snart leveransen er ferdig.
- Velg utsendingsmetode ut fra kundetype.
- Legg til eventuelle referanser kunden krever.
- Send fakturaen og lagre bekreftelse på at den er sendt.
- Sett en rutine for oppfølging hvis forfall passeres.
Mange forsinkelser skyldes ikke at kunden ikke vil betale, men at fakturaen er sendt til feil adresse, uten referanse eller i feil format.
Når holder det med e-post?
E-post fungerer godt når kunden forventer en PDF og det ikke finnes spesielle krav til format. Det gjelder ofte små bedrifter, privatkunder og enkle oppdrag. Sørg da for at:
- filnavnet er forståelig
- emnefeltet gjør det klart hva e-posten gjelder
- fakturaen ligger som PDF, ikke redigerbart dokument
Hvis du vil gjøre oppsettet ryddigere før sending, kan du også lese hvordan lage en profesjonell faktura .
Når bør du bruke programvare i stedet for mal?
En mal kan være nok hvis du sender svært få fakturaer. Men hvis du ofte sender, følger opp forfall eller trenger EHF, sparer du raskt tid på programvare. Da blir det enklere å:
- gjenbruke kundedata
- holde orden på fakturanummer
- sende via riktig kanal
- følge opp betalingen etterpå
Selve utsendingen er bare siste steg. Den virkelige gevinsten kommer når hele flyten fra opprettelse til betaling henger sammen.