Når du jobber med sende kreditnota som EHF, er målet ikke bare å få sendt en faktura. Målet er at kunden raskt kan kjenne igjen leveransen, kontrollere beløpet og sende fakturaen videre i sin egen godkjenningsflyt. Det er særlig viktig når opprinnelig faktura ble sendt elektronisk og korreksjonen bør følge samme løp.
Denne guiden viser hvordan du kan gjøre fakturaen mer presis uten å overkomplisere den. Start gjerne med hva som skal stå på en faktura , hvordan lage EHF-faktura og faktura til offentlig sektor hvis du vil kontrollere grunnkrav, EHF-flyt og siste sjekk før utsending.
Kort svar
Lag fakturaen slik at mottakeren kan se hvem som skal betale, hva leveransen gjelder, hvilken referanse som skal brukes og hvorfor beløpet stemmer. Hvis kunden har egne krav til EHF, bestillingsnummer, koststed eller vedlegg, bør de avklares før fakturaen sendes.
Kreditnota skal gi sporbar korreksjon, ikke bare en ny versjon av samme faktura. Det er derfor lurt å bygge rutinen rundt kundedata, referanser og dokumentasjon, ikke bare rundt selve PDF-en.
Slik gjør du det i praksis
- Bekreft riktig juridisk mottaker og fakturaadresse før du sender.
- Skriv fakturalinjer med ord kunden kjenner igjen fra tilbud, bestilling eller leveranse.
- Legg inn kundens referanse, prosjektkode eller bestillingsnummer der kunden forventer det.
- Kontroller MVA, totalbeløp og forfallsdato før fakturaen låses.
- Lagre underlag som avtale, timeliste, ordrebekreftelse eller leveransebekreftelse.
Eksempel på fakturalinjer
| Fakturalinje | Hvorfor den fungerer |
|---|---|
| EHF-kreditnota for faktura 1042 | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Delvis kreditnota for feil antall timer | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
| Ny EHF-faktura etter kreditnota | Gjør det enklere for kunden å kontrollere hva som skal betales |
Gode fakturalinjer er konkrete, men ikke unødvendig lange. Kunden trenger som regel dato, periode, prosjekt eller avtalt leveranse. Interne notater, forklaringer og diskusjoner bør ligge i underlaget, ikke i fakturateksten.
Kontrollpunkter før utsending
- referer til opprinnelig fakturanummer
- forklar hva som korrigeres
- send ny faktura bare hvis beløpet fortsatt skal kreves
I tillegg bør du kontrollere at fakturaen følger de vanlige kravene til salgsdokumentasjon. Det betyr blant annet riktig selger, riktig kjøper, fakturanummer, dato, leveransebeskrivelse, pris, eventuell MVA og betalingsfrist.
Vanlige feil
- Fakturaen sendes til riktig person, men feil juridisk mottaker.
- Referansen ligger bare i e-posten og ikke på selve fakturaen.
- Flere leveranser slås sammen slik at kunden må gjette hva beløpet gjelder.
- Vedlegg eller godkjenning mangler når kunden skal kontrollere fakturaen.
Hvis feilen oppdages etter utsending, bør du først avklare om kunden faktisk har mottatt og bokført dokumentet. Noen feil kan rettes med en fakturakopi eller supplerende informasjon, mens beløpsfeil normalt bør rettes med kreditnota og ny faktura.
Når bør du bruke fakturaprogram?
En mal kan fungere når du sender få og enkle fakturaer. Når du begynner å håndtere EHF, flere referanser, gjentakende kunder, kreditnotaer og betalingsoppfølging, blir et fakturaprogram mer effektivt. Da kan kundedata, varelinjer og betalingsvilkår gjenbrukes, og du får bedre oversikt over hva som er sendt, betalt og forfalt.
Hvis du vil se hvordan dette passer inn i en bredere rutine, kan du også lese hvordan sende faktura på e-post og betalingsoppfølging for små bedrifter .