En samlefaktura betyr at du samler flere leveranser til samme kunde i én faktura. Dette er en effektiv løsning når du leverer mange små oppdrag, men den fungerer bare godt hvis den er tydelig bygget opp.
Når passer samlefaktura?
Samlefaktura passer best når:
- du leverer flere små tjenester i samme periode
- kunden ønsker færre fakturaer
- du vil redusere administrasjon for begge parter
Det typiske eksempelet er en kunde som får flere leveranser i løpet av en uke eller måned. I stedet for fem små fakturaer sender du én samlet.
Hvis du vil se begrepet kort forklart, kan du også lese samlet faktura i ordlisten .
Fordeler og ulemper
| Fordel | Ulempe hvis den lages dårlig |
|---|---|
| Færre fakturaer å håndtere | Kunden mister oversikt over hva som faktisk er levert |
| Enklere oppfølging | Uklare linjer kan skape tvister |
| Mer effektiv fakturering | Feil datoer og perioder kan gjøre bokføringen svakere |
Det er altså ikke nok å slå flere leveranser sammen. Du må samtidig gjøre fakturaen mer spesifisert, ikke mindre.
Hva bør stå på en samlefaktura?
En god samlefaktura bør vise:
- hvilken periode fakturaen gjelder
- hvilke leveranser som er med
- dato eller referanse per leveranse når det er relevant
- tydelig prisoppstilling og eventuell MVA
Her er det smart å være mer konkret enn vanlig. Hvis linjen bare sier “arbeid i april”, blir det fort spørsmål. Hvis den i stedet sier “support og vedlikehold 2., 8. og 22. april”, blir den enklere å godkjenne.
Du bør også skille mellom ulike MVA-satser og typer leveranser. Hvis ikke, kan du skape problemer både for deg selv og kunden. Kombiner gjerne dette med guiden om fakturadato vs leveringsdato .
Når bør du ikke bruke samlefaktura?
Samlefaktura er ofte en dårlig idé når:
- kunden forventer godkjenning per oppdrag
- leveransene er store og komplekse
- du trenger betaling raskt etter hver levering
- oppdragene har ulike avtalevilkår
I slike tilfeller kan det være bedre med enkel fakturering eller akonto-fakturering dersom prosjektet går over tid.
Praktisk arbeidsflyt
En enkel modell er:
- Samle leveransene løpende i systemet gjennom måneden.
- Kontroller at alle leveranser tilhører samme kunde og periode.
- Lag tydelige linjer før fakturaen sendes.
Hvis du gjør dette fast, sparer du mye tid uten å gjøre fakturaen dårligere. For virksomheter som fakturerer med faste intervaller, kan dette også kombineres med abonnement og retainer-fakturering .