Det er lett å tenke at fakturaen kan vente til du “får litt tid”, men i Norge finnes det faktisk regler for hvor sent du kan utstede salgsdokumentasjon. For mange små bedrifter er dette viktig både for MVA, kontantstrøm og ryddig bokføring.
Kort svar
Hovedregelen er at salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Dette følger av bokføringsforskriften. For noen typer leveranser finnes det særregler, blant annet ved månedlig fakturering og løpende tjenester.
Hvis du vil rydde i selve datoene på fakturaen, er det smart å se denne sammen med guiden om fakturadato vs leveringsdato .
Hovedregelen i praksis
| Situasjon | Praktisk hovedregel |
|---|---|
| Vanlig salg av varer eller tjenester | Send faktura så snart leveransen er klar, og senest innen én måned |
| Månedlig samlet fakturering | Kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden |
| Løpende tjenester | Egen regel kan gi senere fakturering enn vanlig enkeltsalg |
For de fleste virksomheter betyr dette at du ikke bør vente til “slutten av kvartalet” bare fordi det passer bedre internt. Hvis du leverer i april, bør fakturaen normalt være ute i mai.
Hvorfor dette betyr noe
Sen fakturering gir ofte tre typer problemer:
- du skyver innbetalingen unødvendig langt frem i tid
- du øker risikoen for feil datoer og svak dokumentasjon
- du gjør betalingsoppfølgingen vanskeligere senere
Det er også mye enklere å forklare og dokumentere et krav når fakturaen er sendt tett på leveransen. Da husker både du og kunden bedre hva som faktisk ble levert.
Unntakene mange lurer på
Noen arbeidsflyter har egne regler eller mer praktiske rutiner:
- Månedlig fakturering passer når du har mange små leveranser til samme kunde i løpet av en måned.
- Løpende tjenester kan ha en annen faktureringsrytme enn enkeltstående oppdrag.
- Akonto og milepælsfakturering brukes når prosjektet går over tid og betalingen deles opp underveis.
Hvis du jobber prosjektbasert, kan det være nyttig å lese akonto-faktura: hvordan fungerer det og samlefaktura: hvordan fungerer det .
Hva bør du gjøre i praksis?
En god rutine for små bedrifter er ofte:
- Lag faktura samme dag som leveransen er godkjent.
- Kontroller at fakturanummer , kunde og datoer stemmer.
- Send fakturaen før du går videre til neste oppdrag.
Da slipper du at uferdige fakturaer hoper seg opp. Det gjør også overgangen til purring og eventuelt egeninkasso langt enklere hvis kunden ikke betaler.
Vanlige feil
Dette går igjen i mange små virksomheter:
- faktura sendes lenge etter at jobben er ferdig
- leveringsdato og fakturadato blandes sammen
- flere måneder med arbeid klemmes inn i én uklar fakturalinje
- intern dokumentasjon ligger i e-post eller meldinger, men kobles ikke til fakturaen
Hvis du vil ha mindre manuelt arbeid, bør du også se på hva som skal stå på en faktura og orgnummer og MVA på faktura .