Må du sende faktura?

Det korte svaret er at du ikke bruker faktura i alle typer salg, men du må dokumentere salget riktig. Når du selger på kreditt, over internett eller til virksomheter som forventer faktura, er faktura som regel den naturlige løsningen. Ved ordinært kontantsalg brukes ofte kvittering og kassasystem i stedet.

Typiske situasjoner

Det betyr at spørsmålet ikke bare er “må du sende faktura?”, men “hvilken type salgsdokumentasjon krever denne situasjonen?”.

Når faktura er riktig valg

Du bør normalt bruke faktura når:

• kunden skal betale etter at varen eller tjenesten er levert
• salget skjer over internett
• du selger til en bedrift som trenger faktura i regnskapet
• kunden ber om EHF eller spesielle referanser

Hvis du jobber mye med faktura, er det lurt å kjenne hva en faktura er og hva som skal stå på en faktura .

Når holder det ikke med faktura alene?

Ved ordinært kontantsalg er det ofte kassasystem og kvittering som er riktig spor. Faktura er da ikke alltid hoveddokumentet. Det gjelder særlig når kunden betaler med en gang på et fysisk salgssted.

Har du derimot et oppdrag som skal faktureres senere, bør du ikke tenke på faktura som valgfritt. Da er den en viktig del av både dokumentasjon og betalingsflyt.

Vanlige misforståelser

• “Kunden kjenner meg, så jeg kan bare sende en melding med beløpet.”
• “PDF og EHF er det samme.”
• “Jeg trenger ikke faktura når kunden betaler etter levering.”

Disse misforståelsene skaper fort problemer hvis kunden trenger dokumentasjon, regnskapet skal avstemmes eller kravet må følges opp senere.

Slik tenker du praktisk

Bruk denne enkle regelen:

1. Skal kunden betale senere? Bruk faktura.
2. Er dette et ordinært kontantsalg i butikk? Bruk riktig kvitteringsflyt.
3. Krever kunden EHF eller spesielle referanser? Tilpass fakturaformatet før du sender.

Hvis du vil se hvordan utsendingen fungerer i praksis, gå videre til slik sender du en faktura .