Et KID-nummer gjør det enklere å koble en innbetaling til riktig faktura. Det er ikke et krav på alle fakturaer, men for mange bedrifter er det en av de enkleste måtene å spare tid på.
Hva er et KID-nummer?
KID står for kundeidentifikasjon. Det er en tallkode som følger fakturaen og lar banken eller økonomisystemet koble betalingen til riktig kunde og riktig krav.
Hvis du vil ha den korte definisjonen, finner du også et oppslagsverk på KID-nummer i ordlisten .
Når er det lurt å bruke KID?
| Situasjon | Hvor nyttig er KID? |
|---|---|
| Du sender få fakturaer i måneden | Nyttig, men ikke alltid avgjørende |
| Du sender mange fakturaer | Veldig nyttig |
| Du har gjentakende fakturering | Nesten alltid verdt det |
| Du følger opp mange delbetalinger | Svært nyttig |
Jo flere fakturaer du sender, desto større verdi får du av automatisk avstemming. Uten KID må betalinger oftere matches manuelt ved hjelp av navn, beløp og meldingsfelt.
Fordelene i praksis
Bedrifter bruker KID først og fremst for å:
- redusere manuell avstemming
- unngå at betalinger havner på feil faktura
- gjøre det enklere å følge opp forfalte fakturaer
- håndtere gjentakende fakturaer mer ryddig
Dette er spesielt nyttig hvis du sender abonnement, retainer eller andre faste krav hver måned. Da kan du også lese hvordan du fakturerer abonnement og retainer .
Når klarer du deg uten?
Det finnes situasjoner der det går fint uten KID:
- du sender svært få fakturaer
- kundene betaler raskt og tydelig merket
- du følger opp alt manuelt og har god oversikt
Men dette endrer seg fort når volumet øker. Mange venter for lenge med å ta i bruk KID, og ender med å bruke mye tid på oppgaver som kunne vært automatisert.
Vanlige feil
Dette skaper ofte unødvendig arbeid:
- kunden får ikke tydelig beskjed om hva som skal brukes som betalingsreferanse
- fakturaen har verken KID eller tydelig fakturanummer
- samme betalingsreferanse brukes for flere ulike krav
- bedriften tar i bruk KID i banken, men ikke i selve fakturaflyten
Hvis du ikke bruker KID, bør du i det minste være konsekvent med fakturanummerreglene og ha en tydelig betalingsreferanse på alle fakturaer.
Bør små bedrifter bruke KID?
Ja, ofte. Ikke fordi det er komplisert, men fordi gevinsten kommer tidlig. Så snart du begynner å sende flere fakturaer hver måned, eller får behov for purring og oppfølging, blir KID fort en enkel måte å gjøre arbeidsflyten mer profesjonell på.
Hvis du vil ha mindre manuelt arbeid fra første utsending til betaling, er det lurt å kombinere KID med en tydelig betalingsfrist på faktura og en systematisk rutine for oppfølging.