Ja, du kan ofte legge ved dokumentasjon sammen med fakturaen, og i mange tilfeller er det smart. Vedlegg kan gjøre det lettere for kunden å forstå hva som er levert og hvorfor beløpet ser ut som det gjør.
Det viktigste er at vedlegget støtter fakturaen, ikke erstatter den. Selve fakturaen må fortsatt være tydelig og komplett på egen hånd.
Hvilke vedlegg kan være nyttige?
Vanlige eksempler er:
- timeliste
- ordrebekreftelse
- tilbud som er akseptert
- leveringsbekreftelse
- spesifikasjon av utlegg
Hvis du fakturerer timer, kan en timelistemal være nyttig. Hvis du fakturerer innkjøp på vegne av kunde, bør du også se hvordan fakturere utlegg .
Når bør du legge ved dokumentasjon?
| Situasjon | Vedlegg som ofte hjelper |
|---|---|
| Timebasert arbeid | Timeliste eller aktivitetsoversikt |
| Prosjekt med tilbud | Tilbud eller ordrebekreftelse |
| Reise og utlegg | Egen spesifikasjon av utlegg |
| Offentlig sektor | Referanser eller dokumentasjon kunden har bedt om |
Vedlegg er særlig nyttig når kunden må ha grunnlag for intern godkjenning. Det betyr ikke at du skal sende alt du har, men at du bør sende det som faktisk forklarer fakturaen.
Hvordan unngå at vedlegg skaper mer rot?
Bruk en enkel regel:
- Hold selve fakturaen kort og tydelig.
- Bruk vedlegg for detaljer kunden kan trenge.
- Nevn i e-posten hvilke vedlegg som følger med.
Hvis du sender på e-post, er det lurt å kombinere denne rutinen med hvordan sende faktura på e-post .
Vanlige feil
- vedlegget er nødvendig, men blir glemt
- vedlegget forklarer fakturaen bedre enn fakturaen selv
- du sender mange filer uten å si hva de er
- filnavnene er uklare
En enkel løsning er å bruke beskrivende filnavn og vise til vedlegget i fakturaen eller i e-posten. Da forstår kunden raskere hvordan dokumentene hører sammen.
Hovedregelen
Legg ved dokumentasjon når det gjør godkjenning og betaling enklere. Ikke bruk vedlegg for å skjule mangler i fakturaen. Hvis kunden først må lete i timelister eller e-poster for å forstå kravet, er fakturaen for uklar.