E-post er fortsatt en vanlig måte å sende faktura på, særlig til små bedrifter og privatkunder. Det fungerer godt når oppsettet er ryddig, mottakeren er riktig, og fakturaen er enkel å åpne og betale.
Det viktigste er ikke bare å få sendt fakturaen, men å gjøre det enkelt for kunden å forstå hva kravet gjelder. Jo tydeligere utsendingen er, desto færre spørsmål får du etterpå.
Før du sender
Kontroller disse punktene først:
- at fakturaen er ferdig og korrekt
- at riktig kunde og kontaktperson står som mottaker
- at fakturaen er lagret som PDF
- at fakturaen har tydelig fakturanummer og forfallsdato
- at eventuelle vedlegg er nevnt i e-posten
Hvis du vil dobbeltsjekke selve fakturaen, start med hva skal stå på en faktura og hvordan lage en profesjonell faktura .
Slik bør e-posten bygges opp
| Del | Hva som fungerer best |
|---|---|
| Emnefelt | Bruk fakturanummer og firmanavn |
| Vedlegg | Send fakturaen som PDF |
| Brødtekst | Skriv kort hva fakturaen gjelder og når den forfaller |
| Kontaktpunkt | Oppgi hvem kunden kan kontakte ved spørsmål |
En god e-post trenger ikke være lang. Et kort og tydelig oppsett holder ofte:
- hva du sender
- hva fakturaen gjelder
- når den forfaller
- hvordan kunden kan betale eller ta kontakt
Når er e-post nok, og når bør du bruke EHF?
E-post passer godt når kunden aksepterer PDF-faktura og ikke krever maskinlesbart format. Hvis du fakturerer offentlig sektor eller større virksomheter, kan EHF være et bedre eller nødvendig valg.
Da er det nyttig å lese faktura som PDF eller EHF? , faktura til offentlig sektor og hvordan lage EHF-faktura .
Vanlige feil ved e-postutsending
- fakturaen sendes som redigerbar fil i stedet for PDF
- emnefeltet er uklart
- vedlegg mangler eller har uforståelig filnavn
- e-posten sier ikke hvem kunden skal kontakte
- det legges ved mye dokumentasjon uten forklaring
Hvis du trenger å sende med dokumentasjon, er det smart å gjøre det strukturert. Se kan du legge ved dokumentasjon med faktura? før du legger ved timelister, bestillinger eller bilag.
En enkel rutine som sparer tid
Når du sender mange fakturaer på e-post, er det lurt å bruke samme struktur hver gang. Da blir det lettere å:
- finne igjen tidligere utsendinger
- dokumentere at fakturaen er sendt
- følge opp hvis kunden ikke betaler
Neste steg etter utsendingen er like viktig som selve e-posten. Derfor bør du også ha en plan for når du kan sende purring hvis fakturaen passerer forfall.