Fakturafeil skjer. Du kan ha brukt feil pris, sendt til feil kunde eller oppdaget at leveransen ble mindre enn planlagt. Når fakturaen allerede er sendt, er kreditnota ofte den ryddigste måten å korrigere på.
Når bør du bruke kreditnota?
Kreditnota brukes når du må redusere eller nullstille en tidligere utsendt faktura. Typiske tilfeller er:
- feil pris eller antall
- feil mottaker
- retur eller avbestilling
- rabatt eller justering etter avtale
I stedet for å endre den gamle fakturaen manuelt, lager du et nytt dokument som korrigerer den. Det gir en tydelig historikk i både regnskap og kundedialog.
Hva må en kreditnota inneholde?
En kreditnota har de samme grunnkravene til dokumentasjon som en vanlig faktura. I tillegg bør den alltid vise tydelig hvilken faktura den korrigerer.
Denne sjekklisten gjør jobben enklere:
| Felt | Hvorfor det må med |
|---|---|
| Selger og kjøper | Samme logikk som på vanlig faktura |
| Kreditnotadato | Viser når korreksjonen ble gjort |
| Referanse til opprinnelig faktura | Knytter dokumentene sammen |
| Linjer eller beløp som krediteres | Gjør effekten tydelig |
| Korrekt MVA-håndtering | Sikrer riktig regnskapsføring |
Hvis du allerede bruker en kreditnota-mal , blir denne prosessen raskere. Det viktigste er at dokumentet er tydelig og sporbarheten er intakt.
Slik går du frem steg for steg
- Finn den opprinnelige fakturaen og avklar hva som faktisk er feil.
- Bestem om hele fakturaen eller bare deler av den skal krediteres.
- Opprett kreditnota med klar referanse til opprinnelig faktura.
- Send kreditnota til kunden og forklar kort hva som er korrigert.
- Lag eventuelt en ny, korrekt faktura dersom kunden fortsatt skal betale et annet beløp.
Denne rekkefølgen er ofte tryggere enn å sende en ny faktura først. Da slipper du at kunden sitter med flere dokumenter uten å forstå hvilken saldo som faktisk gjelder.
Delkreditering eller full kreditering?
Det kommer an på feilen:
- Ved full feil faktura er det ofte best å kreditere hele dokumentet og lage en ny faktura.
- Ved mindre pris- eller antallsfeil holder det ofte å kreditere differansen.
Hvis du er usikker på hva som er tydeligst for kunden, velg løsningen som gjør sluttsaldoen lett å forstå med én gjennomlesning.
Vanlige feil ved kreditnota
- du sender ny faktura uten å korrigere den gamle først
- kreditnotaen mangler referanse til opprinnelig faktura
- kunden får ingen forklaring på hva som er endret
- MVA og totalbeløp er ikke justert i samme logikk som på fakturaen
Dette skaper fort unødvendig usikkerhet, særlig når kunden allerede har bokført den første fakturaen.
Når bør du bruke kreditnota i stedet for rabattlinje?
Hvis du oppdager feilen før fakturaen sendes, holder det å rette den eller legge til rabattlinje. Hvis dokumentet allerede er sendt ut og kunden har mottatt det, er kreditnota ofte mer ryddig. Da står historikken igjen i stedet for å bli usynlig.
Har du behov for å forklare forskjellen mellom tilbud, faktura og korreksjoner, kan det også være nyttig å se på hva en faktura er og forskjellen mellom tilbud og faktura .
En praktisk tommelfingerregel
Hvis en feil faktura allerede er sendt, tenk slik:
- korriger historikken først
- kommuniser tydelig med kunden
- send ny faktura bare hvis det fortsatt gjenstår et riktig beløp å betale
Da holder du både regnskap og kundeforhold ryddig.