En profesjonell faktura handler ikke først og fremst om fine farger eller avansert design. Det viktigste er at kunden raskt forstår hvem fakturaen kommer fra, hva som er levert, og hva som skal betales. God struktur er ofte mer verdifull enn dekor.
Hva som gjør en faktura profesjonell
En profesjonell faktura kjennetegnes ofte av at den er:
- lett å skanne visuelt
- tydelig på totalbeløp og forfallsdato
- konkret på hva kunden faktisk betaler for
- konsekvent fra faktura til faktura
Hvis grunninnholdet ikke er på plass, hjelper det lite at fakturaen ser pen ut. Start derfor alltid med hva som skal stå på en faktura .
Fire grep som løfter inntrykket med en gang
- Bruk en tydelig overskrift med
Faktura, fakturanummer og dato øverst. - Samle kundeinformasjon, betalingsinformasjon og leveranseinformasjon i faste blokker.
- Skriv varelinjer som beskriver jobben konkret.
- La totalsum og forfallsdato få tydelig plassering nederst.
Når kunden slipper å lete, oppleves fakturaen som mer seriøs. Det reduserer også risikoen for at den blir liggende fordi noen er usikre på hva den gjelder.
Slik bør fakturaen være bygget opp
| Del | Hva kunden trenger å se |
|---|---|
| Toppfelt | Avsender, fakturanummer, dato og kunde |
| Midtdel | Leveransebeskrivelse, antall, enhetspris og delsummer |
| Bunnfelt | MVA, totalbeløp, betalingsfrist og betalingsdetaljer |
Hvis du har orgnummer og MVA-plikt, må det komme tydelig frem. Se også orgnummer og MVA på faktura hvis du er usikker på den delen.
Språk som virker bedre enn pynt
Ofte er det språket, ikke designet, som avgjør om fakturaen oppleves profesjonell. Sammenlign disse:
- “Konsulentarbeid”
- “Konsulentarbeid for oppsett av ny rapportside, 6 timer”
Den andre linjen er mer profesjonell fordi den er konkret. Det samme gjelder betalingsvilkår. “14 dager netto” er tydeligere enn en løs formulering om at betaling ønskes snart.
Hvis du vil være ekstra bevisst på frist og oppfølging, kan du lese hvordan velge betalingsfrist på faktura .
Vanlige ting som får en faktura til å se uferdig ut
- mange ulike fonter eller tekststørrelser
- ujevn kolonnebredde i varelinjene
- vage beskrivelser som ikke sier noe om leveransen
- totalsum som drukner i resten av innholdet
- manglende betalingsinformasjon
Det trenger ikke være avansert å rydde opp i dette. En god fakturamall i Word eller fakturamall i Excel er ofte nok til å komme i gang.
Når bør du gå fra mal til system?
Hvis du sender mange fakturaer, er det mer profesjonelt å ha et system som sørger for lik struktur, riktig nummerering og enkel oppfølging. Da blir kvaliteten jevn selv når du sender ofte. Profesjonell fakturering handler til slutt om å gjøre det enkelt for kunden å si ja, godkjenne og betale.