EHF-faktura virker komplisert helt til du forstår hva formatet faktisk gjør. En EHF-faktura er ikke bare en pen PDF, men en strukturert datafil som kan leses direkte av mottakerens økonomisystem. Det gjør behandlingen raskere, reduserer feil og er ofte nødvendig når du fakturerer offentlige virksomheter.
Hva er en EHF-faktura?
EHF står for Elektronisk handelsformat. I praksis betyr det at fakturaen sendes maskinelt mellom systemer, i stedet for som et vedlegg som må tolkes manuelt. Et PDF-dokument er derfor ikke det samme som en EHF-faktura.
Hvis du selger til det offentlige, er dette ekstra viktig. Offentlige virksomheter kan kreve elektronisk faktura i EHF-format for anskaffelser som omfattes av anskaffelsesregelverket, og EHF 3.0 er standarden som brukes når leverandører sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter i Norge.
Hvis du vil se hele arbeidsflyten mot stat og kommune mer konkret, les også faktura til offentlig sektor .
Hvis du er usikker på begrepene, kan du starte med forskjellen mellom EHF og eFaktura . Det sparer mye misforståelser når du snakker med kunder, bank eller systemleverandør.
Når trenger du EHF?
EHF er særlig relevant i disse situasjonene:
- du fakturerer stat, kommune eller andre offentlige virksomheter
- kunden ber spesifikt om Peppol eller EHF
- du vil redusere manuell behandling hos større bedriftskunder
- du vil sende faktura mer direkte inn i mottakerens økonomisystem
Mange små bedrifter oppdager først behovet når en kunde avviser PDF-faktura og ber om EHF. Derfor lønner det seg å ha rutinen klar på forhånd, særlig hvis du jobber med B2B eller offentlige oppdrag.
Dette er også blitt mer aktuelt etter forslaget om pliktig e-faktura , som gjør det lurt å forberede seg tidlig.
Det er også verdt å vite at mottakeren ikke nødvendigvis må være registrert bare i ELMA. En Peppol-leverandør kan gjøre oppslag via SML og finne mottakere som ligger i en annen SMP. Hvis du vil rydde i begrepene først, se EHF vs eFaktura og ordlisteforklaringen av ELMA .
Slik lager du EHF-faktura steg for steg
- Bekreft at kunden faktisk ønsker eller krever EHF.
- Sørg for at du har riktig organisasjonsnummer og eventuell referanse fra kunden.
- Lag en vanlig faktura med korrekt innhold: selger, kjøper, leveranse, beløp, MVA og forfallsdato.
- Send fakturaen gjennom et system eller en portal som støtter EHF.
- Kontroller at fakturaen er levert og ikke avvist på grunn av manglende referanse eller feil mottaker.
Hvis du allerede kjenner grunnkravene til hva en faktura er , blir EHF enklere å forstå. Forskjellen ligger mest i hvordan dokumentet leveres, ikke i at selve fakturagrunnlaget blir mindre viktig.
Hva bør du kontrollere før du sender?
Før første EHF-faktura bør du ha svar på dette:
| Kontrollpunkt | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Riktig organisasjonsnummer på kunde | Feil mottaker gir avvisning |
| Korrekt referanse eller bestillingsnummer | Mange offentlige kunder krever dette |
| Korrekt Peppol-oppslag | Mottakeren kan være publisert i ELMA eller en annen SMP |
| Tydelige vare- og tjenestelinjer | Gjør mottak og godkjenning raskere |
| MVA-håndtering | Må samsvare med vanlige fakturaregler |
| EHF-støtte i system eller portal | PDF alene er ikke nok |
Hvis du ikke har et fakturasystem som støtter EHF, kan du bruke en webportal. Men hvis du fakturerer jevnlig, er det ofte smartere å velge et system som håndterer hele flyten.
PDF eller EHF?
| Format | Passer best når | Begrensning |
|---|---|---|
| PDF-faktura | Små kunder og enkle utsendelser | Krever ofte manuell behandling |
| EHF-faktura | Offentlig sektor og profesjonelle innkjøpsmiljøer | Må sendes via støttet løsning |
En god tommelfingerregel er at PDF fungerer når kunden ønsker et dokument å lese, mens EHF fungerer når kunden ønsker et dokument å behandle.
Vanlige feil ved første EHF-faktura
- Kunden får PDF i stedet for EHF
- Organisasjonsnummer eller referanse er feil
- Du antar at manglende treff i ELMA betyr at mottakeren ikke kan motta EHF
- Fakturaen mangler opplysninger som en vanlig faktura må ha
- Du sender til feil mottaker i konsern eller offentlig enhet
Skal du sende både vanlige fakturaer og EHF, kan det være lurt å bygge samme struktur i alle fakturaene dine. Da blir det enklere å bytte mellom salgsfaktura-mal , vanlig PDF og EHF uten å lage en ny prosess hver gang.
Når lønner det seg å bruke programvare?
Hvis du bare sender én EHF-faktura i ny og ne, kan en portal være nok. Men hvis du sender mange fakturaer, følger opp forfall eller også lager kreditnotaer , sparer du mye tid på å samle alt i ett system. Da slipper du også å hoppe mellom flere verktøy for faktura, oppfølging og dokumentasjon.