En forskuddsfaktura er en faktura du sender før hele leveransen er gjennomført. Den brukes når du vil ta betalt på forhånd, enten for hele oppdraget eller for en avtalt del av det.
Dette er vanlig i prosjekter med oppstartskostnader, bestillingsvarer, abonnement eller oppdrag der du vil redusere risikoen før arbeidet starter.
Når brukes forskuddsfaktura?
Forskuddsfaktura passer ofte når:
- du skal bestille inn varer eller materiell
- du reserverer tid eller kapasitet for kunden
- oppdraget har lang leveringstid
- du vil sikre betaling før du starter
Hvis leveransen skjer i flere trinn, kan det også være aktuelt å bruke akonto-faktura i stedet.
Forskjellen på forskudd, akonto og proforma
| Dokument | Brukes når | Viktigste forskjell |
|---|---|---|
| Forskuddsfaktura | Du vil kreve betaling før levering | Er en betalingsanmodning |
| Akonto-faktura | Du fakturerer deler av et større arbeid underveis | Gjelder deloppgjør i prosjekt |
| Proformafaktura | Du vil vise pris og innhold før endelig faktura | Er vanligvis et foreløpig dokument |
Hvis du er usikker på hvilket dokument som passer, se også proformafakturamal og tilbud eller faktura: hva er forskjellen? .
Hva bør stå på en forskuddsfaktura?
En forskuddsfaktura bør være ekstra tydelig på:
- hva betalingen gjelder
- hvilken del av leveransen som dekkes
- når resten skal faktureres
- om beløpet er hele eller deler av avtalen
- hva som skjer hvis oppdraget endres eller avbestilles
Du trenger fortsatt en ryddig faktura med de vanlige feltene. Bruk gjerne fakturareferanse på faktura og orgnummer og MVA på faktura hvis kunden trenger tydelig dokumentasjon.
Vanlige feil
- du sender forskudd uten å forklare hva kunden faktisk betaler for
- resten av oppgjøret er ikke beskrevet
- forskuddet blandes med vanlig sluttfaktura uten tydelig oppstilling
- kunden får ikke koblet forskuddet til avtalen eller bestillingen
Den enkleste måten å unngå dette på er å bruke samme struktur i tilbud, forskudd og sluttoppgjør. Da blir hele betalingsløpet lettere å følge.
Når er forskuddsfaktura lurt?
Forskuddsfaktura er særlig nyttig når kontantstrømmen er viktig for å komme i gang. Men det fungerer best når avtalen er tydelig og kunden skjønner hvordan forskuddet inngår i totalen.
Hvis du fakturerer arbeid underveis, kan det også være smart å sammenligne med gjentakende faktura og samlefaktura .