Gjentakende faktura er nyttig når du sender samme eller nesten samme faktura med faste mellomrom. For mange små bedrifter er dette en av de enkleste måtene å spare tid på, samtidig som risikoen for glemte utsendinger blir mindre.
Hva er en gjentakende faktura?
Det er en faktura som opprettes og sendes etter en fast plan, for eksempel hver uke, måned eller kvartal. Den passer godt for:
- faste serviceavtaler
- retaineravtaler
- husleie eller leie av utstyr
- abonnementslignende tjenester
- løpende vedlikehold
Når leveransen er forutsigbar, er det unødvendig å bygge fakturaen fra bunnen av hver gang.
Hva må være avklart før du automatiserer?
Før du setter opp en fast faktura, bør disse punktene være tydelige:
| Punkt | Hva du bør bestemme |
|---|---|
| Fakturafrekvens | Ukentlig, månedlig eller kvartalsvis |
| Fakturadato | Når i perioden fakturaen skal sendes |
| Betalingsfrist | Hvor raskt kunden skal betale |
| Beløp | Fast sum eller sum som justeres |
| Omfang | Hva som er inkludert i den faste leveransen |
Hvis ikke dette er tydelig, vil en automatisert rutine bare gjenta uklarhetene dine.
Når passer det ekstra godt?
Gjentakende faktura fungerer best når leveransen er stabil og forutsigbar. Det kan for eksempel være:
- markedsføring eller drift på fast månedlig avtale
- rengjøring eller service med fast intervall
- konsulenthjelp med fast retainer
- medlemskap eller abonnement
Hvis beløpet varierer mye fra gang til gang, kan det være bedre å bruke en vanlig faktura med faste maler enn full automatisering.
Slik holder du faste fakturaløp ryddige
Selv om fakturaen sendes automatisk, bør du fortsatt ha kontroll på:
- at kunden fortsatt skal motta leveransen
- at pris og MVA er oppdatert
- at kontaktperson og mottakerinformasjon er riktig
- at eventuelle endringer i avtalen er tatt inn i systemet
Et vanlig problem er at faste fakturaer fortsetter å gå ut lenge etter at avtalen egentlig er endret. Derfor bør faste løp ha en enkel kontrollrutine, for eksempel en kort gjennomgang hver måned eller hvert kvartal.
Faste fakturaer og oppfølging
Automatisering hjelper på utsending, men ikke nødvendigvis på innbetaling. Derfor bør du kombinere gjentakende faktura med:
- tydelig betalingsfrist
- automatisk eller planlagt oppfølging av forfall
- fast oversikt over hvilke kunder som betaler sent
Hvis du sender mange like fakturaer, er dette ofte der den største gevinsten ligger: mindre manuelt arbeid og raskere reaksjon når noe stopper opp.
Vanlige feil ved gjentakende faktura
- omfanget i avtalen er uklart
- fakturaen fortsetter etter at prisen er endret
- du glemmer å justere MVA eller kontaktinfo
- kunden får samme faktura selv om leveransen er satt på pause
Dette er også grunnen til at gjentakende faktura bør bygges på en god grunnavtale, ikke bare på en kopi av en gammel faktura.
Når holder det med en mal?
Hvis du bare sender samme type faktura til noen få kunder, kan en vanlig mal være nok. Men når fakturaene skal gå ut regelmessig over tid, blir automatisering ofte mer verdifull enn flere manuelle kopier.
Vil du ha en arbeidsflyt som håndterer faste fakturaer sammen med kundeoversikt og oppfølging, er det naturlig å se på prisene i ReAI Faktura og ordlisten for gjentakende faktura .