De fleste som sender faktura jevnlig, gjør feil før eller siden. Det kan være feil kunde, feil beløp, feil MVA eller en manglende referanse. Det viktigste er ikke å få panikk, men å rette opp feilen på en ryddig måte.
Først: hva slags feil er det?
Det er stor forskjell på:
- en faktura du oppdager feil på før den er sendt
- en faktura som allerede er sendt til kunden
Hvis fakturaen ikke er sendt ennå, retter du bare feilen før utsending. Hvis fakturaen allerede er sendt, bør du normalt ikke bare overskrive eller sende en ny tilfeldig versjon uten sporbarhet.
Når fakturaen allerede er sendt
Når en utsendt faktura må rettes, er det ofte mest ryddig å bruke kreditnota med referanse til den opprinnelige fakturaen, og deretter sende ny korrigert faktura hvis det trengs. Da blir det tydelig både for kunden og for regnskapet hva som har skjedd.
Hvis du vil se hele oppsettet, les hvordan lage kreditnota .
En enkel prosess som fungerer
- Finn ut nøyaktig hva som er feil.
- Vurder om fakturaen allerede er sendt eller bokført videre hos kunden.
- Informer kunden kort og tydelig om at du retter opp.
- Opprett kreditnota hvis den gamle fakturaen må nulles ut.
- Send ny faktura med korrekt informasjon hvis kunden fortsatt skal betale.
Jo tydeligere du er i kommunikasjonen, desto mindre friksjon får du i etterkant.
Typiske feil og riktig reaksjon
| Feil | Vanlig løsning |
|---|---|
| Feil beløp | Kreditnota og ny faktura |
| Feil kunde | Kreditnota og ny faktura til riktig mottaker |
| Manglende referanse | Ofte kreditnota eller ny korrekt faktura, avhengig av kundens rutine |
| Feil MVA | Kreditnota og korrigert faktura |
Hvis kunden er offentlig eller krever EHF, er det ekstra viktig å rette formelt. Da kan feil referanse eller feil mottaker gi ren avvisning.
Hva du ikke bør gjøre
- sende ny faktura med nytt nummer uten å forklare hva som skjedde med den gamle
- endre beløpet manuelt i et gammelt dokument og late som ingenting
- vente lenge med å si fra til kunden
Det skaper fort rot i regnskapet og kan gjøre oppfølgingen vanskelig senere.
Hvordan unngå samme feil neste gang
De vanligste årsakene til fakturafeil er manglende kontroll før utsending. Lag derfor en enkel sistekontroll:
- riktig kunde
- riktig beløp
- riktig MVA
- riktig leveransebeskrivelse
- riktig forfallsdato og referanse
Hvis du vil bygge en mer robust rutine, kan du også lese slik sender du en faktura og hva som skal stå på en faktura .