Fakturareferanse på faktura

En fakturareferanse er informasjon kunden bruker for å koble fakturaen til riktig bestilling, avdeling eller person. Uten riktig referanse kan selv en korrekt faktura bli forsinket i godkjenningen.

Dette gjelder særlig i større virksomheter og i offentlig sektor, der fakturaen ofte må inn i en fast arbeidsflyt før den kan betales.

Hva kan være en fakturareferanse?

Vanlige eksempler er:

bestillingsnummer
prosjektnummer
kontaktperson hos kunden
kostnadssted
avdelingskode
innkjøpsreferanse

Noen kunder bruker bare navn på kontaktperson. Andre vil ha et eksakt nummer eller felt i EHF-fakturaen. Derfor bør du alltid spørre kunden hva de forventer før du sender.

Når er referansen ekstra viktig?

Situasjon	Hvorfor referansen betyr mye
Offentlig sektor	Fakturaen kan avvises eller stoppes uten riktig referanse
Større selskaper	Fakturaen må ofte godkjennes internt av riktig enhet
Prosjektarbeid	Kunden vil knytte kostnaden til et bestemt prosjekt

Hvis du fakturerer det offentlige, bør du også lese faktura til offentlig sektor og hvordan lage EHF-faktura .

Hvor skal referansen stå?

Referansen bør stå synlig i fakturaen, ikke bare i e-posten rundt. Legg den gjerne:

i eget referansefelt
nær kundedetaljene
i EHF-feltet hvis kunden krever elektronisk faktura

Det er også lurt å bruke samme referanse i e-postemnet hvis du sender faktura manuelt. Da blir det lettere for kunden å finne igjen dokumentet.

Vanlige feil

du bruker feil bestillingsnummer
referansen står bare i e-posten, ikke på fakturaen
du sender EHF uten å fylle inn feltet kunden krever
du antar at kontaktpersonens navn er nok, selv om kunden trenger kode eller ordrenummer

Hvis kunden også bruker KID eller annen betalingsreferanse, bør du skille disse begrepene tydelig. Se KID-nummer på faktura hvis du vil rydde i den delen av oppsettet.

Slik gjør du det enklere i praksis

En god vane er å registrere kundens ønskede referanse så snart avtalen er inngått. Da slipper du å lete etter den hver gang du skal sende faktura.