Fakturanummer regler

Mange tenker på fakturanummer som en liten formalitet, men det er et av feltene som raskest skaper problemer hvis rutinene er svake. I Norge er poenget ikke bare at nummeret skal se ryddig ut. Det skal også gjøre det mulig å dokumentere salget i riktig rekkefølge og spore hver faktura i regnskapet.

Kort svar

Et fakturanummer skal være unikt, inngå i en fortløpende serie og tildeles på en måte som ikke gjør det mulig å plukke nummer manuelt fra gang til gang. Hvis du oppdager feil etter at fakturaen er sendt, skal du normalt rette det med kreditnota , ikke ved å skrive over historikken.

Hva sier reglene i praksis?

For norske virksomheter er hovedregelen enkel:

• du kan ikke velge fakturanummer fritt for hver faktura
• nummereringen må være fortløpende
• samme nummer kan ikke brukes på nytt
• serien må henge sammen med resten av dokumentasjonen din

Det viktigste er at en revisor, regnskapsfører eller kontrollør skal kunne følge logikken i serien uten å lure på om det mangler fakturaer mellom nummer 1047 og 1051.

Hvis du er usikker på resten av kravene, er det smart å lese hva som skal stå på en faktura i samme runde.

Må fakturanummeret være bare tall?

Nei, ikke nødvendigvis. Mange systemer bruker rene tallserier, men det er fullt mulig å ha et format som også inneholder prefiks eller årstall, så lenge serien fortsatt er konsekvent og sporbar.

Det avgjørende er ikke hvordan nummeret ser ut, men at serien fungerer uten hull, dobbeltbruk og manuell improvisasjon.

Kan du starte på fakturanummer 1?

Ja, det kan du ofte, særlig hvis virksomheten er ny. Det viktige er at nummeret tildeles av fakturasystemet og at serien fortsetter derfra. Hvis du senere hopper tilbake, lager nye serier uten kontroll eller endrer gamle fakturaer, blir det fort rot.

For et enkeltpersonforetak er prinsippet det samme som for andre virksomheter: bruk en stabil serie fra første utsendte faktura.

Hva gjør du hvis du hopper over et nummer?

Det kommer an på hvorfor. Noen systemer reserverer nummer før fakturaen faktisk sendes. Da kan du få et hull hvis en kladd blir avbrutt eller slettet før utsendelse. Det trenger ikke være et problem hvis systemet dokumenterer hendelsen og resten av serien er sporbar.

Det som derimot skaper problemer, er når du ikke kan forklare hvorfor et nummer mangler.

En god rutine er derfor å:

• bruke ett system for alle utsendte fakturaer
• unngå parallelle manuelle maler og regneark
• beholde historikk når en faktura må korrigeres
• lage kreditnota i stedet for å overskrive utsendte dokumenter

Kan du endre fakturanummer etter at fakturaen er sendt?

Som hovedregel bør du behandle en sendt faktura som låst dokumentasjon. Hvis nummeret eller innholdet er feil, er den ryddige løsningen å kreditere og utstede ny faktura ved behov.

Det er også derfor et fakturaprogram ofte er tryggere enn manuell håndtering i Word eller Excel. Med en fakturamall i Word kommer du raskt i gang, men nummerkontrollen blir fort sårbar hvis du gjør alt selv.

Vanlige feil med fakturanummer

Dette er feilene som går igjen oftest:

• du skriver inn nummeret manuelt hver gang
• du bruker én serie i Excel og en annen i fakturaprogrammet
• du gjenbruker gamle fakturaer og glemmer å endre nummer riktig
• du sletter en utsendt faktura i stedet for å kreditere den
• du lar ulike personer i teamet lage egne nummerlogikker

Når virksomheten vokser, blir slike små avvik raskt større enn de ser ut som. Nummereringen er ofte et tidlig tegn på om fakturaflyten faktisk er under kontroll.

Enkel sjekkliste

Før du sender neste faktura, bør du kunne svare ja på dette:

1. Får hver faktura et unikt nummer automatisk?
2. Henger nummerrekken sammen med tidligere fakturaer?
3. Vet du hvordan feil fakturaer skal korrigeres uten å bryte historikken?
4. Bruker hele virksomheten samme nummerlogikk?

Hvis svaret er nei på ett av punktene, er det verdt å rydde i rutinen nå. Det er langt enklere enn å forklare avvik senere.