Fakturadato og leveringsdato er ikke det samme, selv om de ofte havner tett på hverandre. Når disse datoene blir blandet sammen, skaper det lett rot i både regnskap, MVA og kundedialog.
Kort forklart
| Dato | Hva den betyr |
|---|---|
| Fakturadato | Datoen fakturaen blir utstedt |
| Leveringsdato | Datoen varen eller tjenesten faktisk ble levert |
I noen tilfeller er datoene like. I andre tilfeller er det helt naturlig at de er forskjellige, for eksempel hvis du leverer i dag og sender faktura i morgen.
Når blir forskjellen viktig?
Forskjellen blir særlig viktig når:
- leveransen skjer før fakturaen sendes
- du samler flere leveranser i én faktura
- du fakturerer løpende timer eller prosjektarbeid
- kunden vil kontrollere hva som ble levert i hvilken periode
Hvis du sender faktura sent, er det smart å lese når du må sende faktura samtidig, så datoene dine henger logisk sammen.
Eksempler fra hverdagen
Én leveranse, én faktura
Du leverer en tjeneste 10. april og sender faktura 11. april.
- leveringsdato: 10. april
- fakturadato: 11. april
Samlefaktura for en måned
Du leverer flere oppdrag i april og sender én faktura 5. mai.
- leveringsperiode: april
- fakturadato: 5. mai
I slike tilfeller er det ekstra viktig at fakturalinjene er tydelige. Da kan en samlefaktura fungere fint uten at kunden blir usikker på hva som er levert.
Hvorfor kunden bryr seg
Fra kundens side handler dette ofte om tre ting:
- å se hvilken periode fakturaen gjelder
- å kontrollere at leveransen er mottatt
- å føre kostnaden riktig internt
Dette gjelder særlig når du fakturerer andre bedrifter eller offentlig sektor. På en faktura til offentlig sektor kan uklare datoer eller perioder gjøre at fakturaen stopper opp i attestasjon.
Slik gjør du det ryddig
En enkel arbeidsmåte er:
- Bruk fakturadato som datoen dokumentet faktisk opprettes.
- Oppgi leveringsdato eller leveringsperiode i fakturalinjer eller felt for leveranse.
- Beskriv tjenesten konkret, ikke bare med generelle ord som “arbeid utført”.
Du kan også bruke egne linjer som:
- Konsulentarbeid 2.-5. april
- Vedlikehold for april
- Prosjektfase 1 levert 14. april
Da blir sammenhengen mellom dato, leveranse og beløp mye tydeligere.
Vanlige feil
Dette er feilene som ofte skaper unødvendig friksjon:
- fakturadato settes til leveringsdato selv om fakturaen sendes mye senere
- hele måneden faktureres uten at perioden fremgår
- én faktura dekker flere leveranser uten dato eller referanse
- leveringsdato utelates i prosjekter der kunden faktisk forventer den
Hvis du vil rydde hele fakturagrunnlaget ditt, kan du kombinere denne guiden med hva som skal stå på en faktura og orgnummer og MVA på faktura .