Å sende faktura til offentlig sektor er som regel strengere enn å sende til en vanlig bedriftskunde. Det handler ikke bare om å få med riktig beløp, men også om format, referanser og hvem som faktisk skal motta fakturaen.
Kort svar
Fakturering til offentlig sektor skal normalt skje elektronisk ved bruk av EHF-faktura. En PDF på e-post er vanligvis ikke nok. Offentlige virksomheter må kunne motta elektronisk faktura og kreditnota i EHF-format, og leverandører som sender til offentlig sektor må bruke dette formatet.
Hvis du er usikker på selve formatet, start med hvordan lage EHF-faktura og EHF vs eFaktura .
Hva betyr dette i praksis?
| Del av arbeidsflyten | Hva du bør gjøre |
|---|---|
| Format | Send i EHF, ikke bare PDF |
| Mottaker | Bruk korrekt offentlig virksomhet og riktig organisasjonsnummer |
| Referanser | Få med bestillingsreferanse, ressursnummer eller annen påkrevd referanse |
| Innhold | Sørg for at fakturaen ellers oppfyller vanlige norske krav |
Selv om EHF er formatet, er det ofte referansefeltene som avgjør om fakturaen går rett gjennom eller stopper opp hos mottakeren.
Hvorfor offentlige kunder avviser fakturaer
Disse feilene går igjen:
- fakturaen sendes som PDF i stedet for EHF
- feil organisasjonsnummer brukes på mottakeren
- bestillingsnummer eller referanse mangler
- leveransen er for dårlig beskrevet
Særlig den siste feilen er undervurdert. Offentlige kunder trenger ofte tydelig kobling mellom faktura, avtale og bestilling. Derfor er det smart å kombinere denne guiden med hva som skal stå på en faktura .
Trenger mottakeren å ligge i ELMA?
Når du sender EHF, er det viktig å huske at mottakeroppslag skjer i Peppol. I Norge er ELMA Digdirs norske SMP, men det er ikke riktig å tenke at “alt må ligge i ELMA” for å kunne nås.
Hvis du vil forstå dette bedre, kan du lese ELMA i ordlisten og Peppol i ordlisten .
En god sjekkliste før du sender
- Kontroller at mottaker er riktig offentlig virksomhet.
- Bekreft at du har riktig referanse fra bestilleren.
- Sørg for at leveransen er spesifisert tydelig.
- Send i EHF gjennom et system som støtter Peppol-oppslag.
Dette er en av de situasjonene der faktureringsprogram gir klart mindre friksjon enn manuelle PDF-rutiner. Når format og felter håndteres riktig fra start, reduseres risikoen for avvisning betydelig.
Når blir dette ekstra viktig?
Det blir særlig viktig når du:
- leverer til kommune eller stat for første gang
- fakturerer større prosjekter eller rammeavtaler
- har flere referanser eller underenheter hos kunden
- vil være klar for det bredere skiftet mot pliktig e-faktura
For mange leverandører er offentlig sektor også inngangen til en mer profesjonell fakturaflyt totalt. Når du først har struktur nok til offentlige kunder, blir resten av faktureringen som regel enklere også.