For mange små bedrifter er spørsmålet ikke om de kan lage en faktura, men hvilket format de bør sende den i. De to vanligste valgene er PDF og EHF, og de passer til ulike behov.
Kort forskjell
| Format | Passer best når | Viktigste styrke |
|---|---|---|
| Kunden godtar faktura på e-post | Enkelt og kjent format | |
| EHF | Kunden krever elektronisk faktura i strukturert format | Maskinlesbar levering og færre manuelle steg |
PDF er i praksis et dokument. EHF er et strukturert fakturaformat som er laget for å gå direkte inn i kundens system.
Når holder PDF?
PDF passer godt når:
- du sender til privatpersoner
- kunden er en liten bedrift som godtar e-post
- du vil ha en enkel og rask arbeidsflyt
Hvis du sender på e-post, kombiner gjerne denne artikkelen med hvordan sende faktura på e-post .
Når bør du bruke EHF?
EHF er ofte riktig når:
- kunden er i offentlig sektor
- kunden har tydelige krav til elektronisk faktura
- du vil redusere manuell registrering hos mottaker
Da bør du også lese faktura til offentlig sektor , hvordan lage EHF-faktura og EHF vs eFaktura .
Hva velger de fleste små virksomheter først?
De fleste starter med PDF fordi det er enkelt. Men når kundemassen blir mer profesjonell, eller du skal levere til offentlig sektor, kommer EHF raskt inn som et mer relevant format.
Det betyr ikke at du må velge bare én løsning for alltid. Mange bruker PDF til noen kunder og EHF til andre.
Kort oppsummert
Velg PDF når målet er enkel utsending. Velg EHF når kunden trenger strukturert elektronisk faktura. Det viktigste er å bruke formatet kunden faktisk kan motta og behandle raskt.