EHF vs eFaktura

Begrepene EHF og eFaktura blandes ofte sammen, særlig fordi begge handler om digital fakturering. Men i norsk praksis brukes de gjerne i to ulike situasjoner. Hvis du skal fakturere riktig første gang, er det nyttig å vite forskjellen.

Kort forskjell

Den korte huskeregelen er derfor:

• EHF er først og fremst for virksomheter
• eFaktura er først og fremst for regninger til privatpersoner

Hva er EHF?

EHF står for Elektronisk handelsformat. Det er en strukturert elektronisk faktura som kan importeres og behandles maskinelt i mottakerens økonomisystem. Et PDF-vedlegg på e-post er derfor ikke det samme som EHF.

Hvis du vil gå steg for steg gjennom oppsettet, kan du lese hvordan lage EHF-faktura .

Hva er eFaktura?

I norsk hverdagsbruk betyr eFaktura vanligvis en digital regning som går til privatkundens nettbank eller Vipps. Målet er å gjøre betalingen enkel for mottakeren, med ferdigutfylt KID og beløp.

Det betyr at eFaktura og EHF ikke løser nøyaktig samme problem:

• eFaktura gjør det enklere for en privatkunde å betale
• EHF gjør det enklere for en virksomhet å motta og bokføre

Når bør du bruke EHF?

EHF er riktig valg når:

• du fakturerer stat, kommune eller andre offentlige virksomheter
• kunden ber om Peppol eller EHF
• mottakeren vil ha faktura rett inn i økonomisystemet
• du vil redusere manuell behandling hos bedriftskunder

For mange B2B-kunder er EHF allerede forventet, og for noen er det helt nødvendig. Hvis du vil forstå neste store endring i markedet, bør du også lese artikkelen om pliktig e-faktura .

Når passer eFaktura bedre?

eFaktura er mest relevant når du sender krav til privatpersoner og ønsker at betalingen skal dukke opp direkte i kundens bankflate eller Vipps. Det passer godt for abonnement, medlemskap, løpende tjenester og andre gjentakende krav mot forbrukere.

Hvis du derimot sender faktura til en bedrift, er det sjelden nok å tenke “digital faktura” generelt. Da må du avklare hvilket format kunden faktisk forventer.

Hva har ELMA og Peppol med saken å gjøre?

Peppol og ELMA hører til EHF-siden av bildet, men de er ikke det samme.

• Peppol er nettverket som brukes for å sende dokumentene
• ELMA er Digdirs norske SMP for mottakeroppslag
• Norske mottakere kan også være registrert i andre SMP-er

Det er derfor en vanlig misforståelse å tro at “hvis mottakeren ikke ligger i ELMA, kan vi ikke sende EHF”. I Peppol gjør avsenders aksesspunkt oppslag via SML for å finne hvilken SMP mottakeren faktisk ligger i. En norsk virksomhet kan dermed være mottaksklar for EHF selv om du ikke finner den manuelt i ELMA.

Vanlige misforståelser

Dette skaper mest forvirring:

• “Vi sender PDF på e-post, så da sender vi e-faktura.”
  Nei, en PDF er fortsatt bare et dokumentvedlegg.
• “EHF og eFaktura er det samme.”
  Ikke i vanlig norsk bruk. De treffer ulike mottakere og ulike systemer.
• “Hvis mottakeren ikke ligger i ELMA, går det ikke an å sende EHF.”
  Ikke nødvendigvis. Mottakeren kan være publisert i en annen SMP i Peppol.
• “Hvis jeg kan sende til Vipps, kan jeg sende til offentlige kunder.”
  Nei, offentlig sektor vil normalt forholde seg til EHF.

Hva bør bedriften din gjøre?

Hvis du fakturerer både privatpersoner og bedrifter, bør du skille tydelig mellom kanalene:

1. Avklar om kunden er privatperson eller virksomhet.
2. Spør bedriftskunder om de vil ha PDF eller EHF.
3. Sørg for at systemet ditt støtter riktig flyt før volumet øker.
4. Hold grunnlaget likt uansett kanal: riktige fakturanummer , riktig MVA og tydelig leveransebeskrivelse.

Det viktigste er ikke å velge det mest avanserte formatet hver gang. Det viktigste er å velge formatet mottakeren faktisk trenger.