Ja, du kan følge opp ubetalte fakturaer elektronisk. Det viktigste er at purringen er skriftlig, tydelig og dokumenterbar. I praksis betyr det at e-post ofte er det tryggeste valget, mens SMS bør brukes mer forsiktig.
Hvorfor e-post ofte er enklest
E-post gjør det lettere å få med det som bør stå i purringen:
- hva kravet gjelder
- hvilket beløp som er ubetalt
- ny betalingsfrist
- informasjon om eventuelt gebyr eller videre oppfølging
Det er også enklere å lagre e-posten som dokumentasjon hvis du senere må vise hva som ble sendt og når.
Når kan SMS fungere?
SMS kan fungere som en enkel påminnelse, særlig når kunden allerede kjenner fakturaen. Men jo mer formell oppfølgingen blir, desto viktigere er det at meldingen er fullstendig og lett å dokumentere.
Derfor bruker mange en enkel regel:
- vennlig påminnelse kan gå på SMS
- formell purring sendes på e-post
- inkassovarsel sendes i en form du kan dokumentere godt
Hvis du vil rydde i rekkefølgen, start med når kan du sende purring og betalingspåminnelse vs purring .
Hva bør meldingen inneholde?
| Kanal | Passer best til | Husk på |
|---|---|---|
| E-post | Formell purring og oppfølging | Enkelt å dokumentere og forklare kravet |
| SMS | Kort påminnelse | Hold teksten tydelig og henvis til fakturaen |
Uansett kanal bør du være konsekvent. Kunden bør ikke være i tvil om:
- hvilken faktura det gjelder
- hvor mye som mangler
- når du forventer betaling
Vanlige feil
- du sender for kort melding uten å forklare kravet
- SMS brukes til formell oppfølging uten tydelig dokumentasjon
- du blander vennlig påminnelse og inkassospråk i samme melding
- kunden vet ikke hvem meldingen kommer fra
Hvis neste steg kan bli inkassovarsel, bør du også lese hva skal stå i inkassovarsel og når bør du sende inkassovarsel .
Praktisk anbefaling
Bruk e-post som standard for formell oppfølging. Bruk SMS som supplement når målet er å minne kunden på fakturaen, ikke å bære hele saken alene.