Purregebyr virker enkelt helt til du står med en kunde som ikke betaler og lurer på om du faktisk kan legge på gebyr. Reglene er ganske konkrete, og det er smart å kunne dem før du sender første formelle purring.
Kort svar
Maksbeløpet for purregebyr følger inkassoforskriften og endres når inkassosatsen justeres. Det samme utgangspunktet gjelder for inkassovarsel. Men du kan ikke kreve dette bare fordi fakturaen er forfalt. Flere vilkår må være oppfylt først.
Hvis du vil ha helheten i oppfølgingsløpet, start gjerne med når du kan sende purring .
Når er purregebyr lov?
For å kreve purregebyr må disse punktene være på plass:
- det må ha gått minst 14 dager siden forfall
- purringen må sendes skriftlig
- purringen må gi kunden 14 dagers betalingsfrist
- det må fremgå hva kravet gjelder
- beløpet må være tydelig oppgitt
Det er også viktig å huske at det ikke skal beregnes MVA på purregebyr.
Hvor mange gebyrer kan du kreve?
Du kan maksimalt kreve to gebyrbelagte varsler totalt:
- to purringer
- eller én purring og ett inkassovarsel
Det betyr at du ikke kan legge på gebyr hver eneste gang du minner kunden på betalingen.
Praktisk tidslinje
| Tidspunkt | Hva du kan gjøre | Gebyr? |
|---|---|---|
| Dagen etter forfall | Sende påminnelse eller purring | Nei |
| 14 dager etter forfall | Sende skriftlig purring med 14 dagers frist | Ja, hvis vilkårene er oppfylt |
| Senere | Sende inkassovarsel | Ja, innenfor reglene |
Hvis du bare vil være tidlig ute og holde trykket oppe, kan du gjerne sende en vennlig påminnelse først uten gebyr. Det gjør ofte oppfølgingen smidigere.
Purregebyr eller forsinkelsesrente?
Dette er ikke det samme:
- Purregebyr er et fast gebyr for selve oppfølgingen
- Forsinkelsesrente beregnes ut fra beløp og antall dager forsinket
I mange tilfeller kan begge deler være aktuelle, men de følger ulike regler. Hvis du vil se hvordan renter beregnes i praksis, les forsinkelsesrente på faktura .
Vanlige feil
Dette er feilene som går igjen oftest:
- du legger på gebyr før det har gått 14 dager siden forfall
- du bruker for kort betalingsfrist i purringen
- du sender muntlig påminnelse og tror det holder som gebyrgrunnlag
- du glemmer å opplyse tydelig hva kravet gjelder
- du legger på MVA på gebyret
Slike feil gjør ikke bare purringen svakere. De gjør også hele oppfølgingen mer sårbar hvis saken senere går videre.
Når bør du droppe gebyret?
Det er ofte klokt å la være å bruke purregebyr i disse situasjonene:
- kunden har et reelt spørsmål om fakturaen
- det er du som har sendt fakturaen med feil
- beløpet er lite og du vil bevare en god kundeflyt
- du vet at kunden normalt betaler, men bare er litt forsinket
Et gebyr kan være riktig, men det er ikke alltid det mest effektive første grepet.
Enkel sjekkliste før du sender
Før du legger på purregebyr, bør du kontrollere dette:
- Har det gått minst 14 dager siden forfallsdatoen?
- Er purringen skriftlig?
- Har kunden fått 14 dagers betalingsfrist i purringen?
- Er fakturaen og kravet tydelig identifisert?
- Er gebyret satt til riktig nivå?
Hvis du kan svare ja på alle fem, er oppfølgingen langt tryggere. Resten handler mest om å være konsekvent og dokumentere stegene du tar.
Hvis virksomheten vil beholde kontrollen over kravene selv, kan neste naturlige tema være egeninkasso . Trenger du hele løpet samlet i regnskapet, beskriver ReAI hvordan egeninkasso og elektronisk utleggsbegjæring håndteres i systemet .