Når kan du sende purring?

Når en kunde ikke betaler til forfall, er det lett å vente for lenge fordi man vil være hyggelig. Problemet er at jo lenger du venter, desto mer utydelig blir signalet om at fakturaen faktisk skal følges opp. Derfor er det smart å ha en fast rutine for purring.

Kort svar

Du kan sende en vanlig purring dagen etter forfall hvis du vil. Det er ingen plikt til å vente. Du kan også sende inkassovarsel dagen etter forfall hvis du ikke krever purregebyr først.

Det som avgjør hva du kan kreve i gebyr, er ikke bare at fakturaen er forfalt, men også hvordan du sender oppfølgingen.

Hvis du vil skille tydeligere mellom de første trinnene i oppfølgingen, kan du også lese betalingspåminnelse vs purring .

Når kan du kreve purregebyr?

Hvis du vil ta purregebyr, må disse punktene være oppfylt:

• det må ha gått minst 14 dager siden forfall
• purringen må sendes skriftlig
• betalingsfristen i purringen må være 14 dager
• det må fremgå hva kravet gjelder
• beløpet må komme tydelig frem

Du kan maksimalt kreve to purregebyr totalt, enten for to purringer eller for én purring og ett inkassovarsel. Det skal heller ikke beregnes MVA av purregebyrene.

Hvis du vil ha en egen gjennomgang av beløp og vilkår, kan du lese mer om purregebyr på faktura .

Praktisk oppfølgingsløp

Det viktigste er at rutinen er konsekvent. En kunde som alltid får tydelig oppfølging, betaler ofte raskere enn en kunde som opplever at du bare purrer av og til.

Hvis du sender oppfølging digitalt, er purring på e-post eller SMS et nyttig tillegg. Hvis kunden trenger mer tid, kan betalingsavtale etter forfall være bedre enn å la saken flyte uten plan.

Hva med inkassovarsel?

Hvis du velger inkassovarsel, må det blant annet:

• sendes skriftlig
• være tydelig merket “Inkassovarsel” eller “Varsel om inkasso”
• ha 14 dagers betalingsfrist
• gjøre det klart at saken kan sendes til inkasso hvis den ikke betales

Hvis du ikke krever purregebyr først, kan inkassovarselet sendes dagen etter opprinnelig forfall. Hvis du vil kreve purregebyr, må du vente til det har gått 14 dager siden forfall.

Hvis du planlegger å følge opp saken selv videre i stedet for å sende den ut, er det lurt å lese når du bør sende inkassovarsel , hva som skal stå i inkassovarsel og hva egeninkasso er før du setter opp neste steg.

Kan du legge på renter?

Ja, forsinkelsesrente kan normalt legges til dagen etter forfall hvis forfallsdatoen står på fakturaen. Hvis forfallsdato ikke er oppgitt, kan rente tidligst legges til 30 dager etter fakturadatoen. Satser og enkelte gebyrbeløp kan endre seg, så sjekk alltid gjeldende regler før du bruker dem i praksis.

Vi har også laget en egen guide til forsinkelsesrente på faktura hvis du vil se eksempel på beregning.

Derfor er det smart å være tydelig helt fra start. En faktura med klar betalingsfrist , god beskrivelse og riktig forfallsdato er lettere å følge opp enn en faktura som er uklar.

Hva hvis kunden protesterer?

Hvis kunden er uenig i kravet, bør du stoppe opp og avklare saken før du sender den videre til inkasso. En god regel er å samle dokumentasjonen først:

• opprinnelig faktura
• avtale eller tilbud
• eventuell timeliste eller leveransebekreftelse
• e-poster eller meldinger om hva kunden bestrider

Hvis du bruker en fast prosess for faktura og oppfølging, er denne delen mye enklere. Start gjerne med å se på hvordan velge betalingsfrist på faktura og bestridt faktura: hva gjør du? .

Det er også smart å kjenne forskjellen på renter eller purregebyr , og å vite litt om foreldelse av fakturakrav hvis du lar gamle saker ligge.

En enkel rutine som fungerer i praksis

For mange små bedrifter holder denne modellen:

1. Faktura sendes med tydelig forfallsdato.
2. Vennlig påminnelse går ut raskt etter forfall.
3. Formell purring sendes hvis kunden fortsatt ikke betaler.
4. Inkassovarsel vurderes bare når dokumentasjonen er på plass.

Da blir oppfølgingen både mer profesjonell og mindre emosjonell. Du slipper å lure på hva du “burde” gjøre, fordi prosessen allerede er bestemt.