Et inkassovarsel er ofte punktet der fakturaoppfølgingen blir tydelig alvorlig. Derfor er timing viktig. Sender du det for tidlig eller uten struktur, kan prosessen bli unødvendig rotete. Sender du det for sent, lar du utestående krav ligge og svekke likviditeten.
Kort svar
Du kan sende inkassovarsel dagen etter forfall dersom kunden ikke har betalt. Du trenger ikke sende purring først. Hvis du vil kreve purregebyr før inkassovarsel, må du likevel følge reglene for den delen av løpet.
En praktisk modell
| Tidspunkt | Vanlig tiltak |
|---|---|
| Rett etter forfall | Betalingspåminnelse eller purring |
| Kort tid senere | Inkassovarsel hvis kunden fortsatt ikke betaler |
| 14 dager etter inkassovarsel | Vurder videre løp med egeninkasso eller inkasso |
Dette betyr ikke at alle saker skal behandles likt. En fast kunde som vanligvis betaler kan få litt mer tid. En kunde som stadig utsetter betaling bør ofte følges opp raskere.
Når er det smart å sende inkassovarsel?
Det er ofte riktig å sende inkassovarsel når:
- fakturaen er forfalt og kunden ikke responderer
- du allerede har sendt påminnelse uten resultat
- du vil vise at saken nå går inn i en mer formell fase
- du trenger en tydelig overgang før egeninkasso eller ordinær inkasso
Hvis du bare fortsetter å sende uforpliktende meldinger, får kunden ofte signal om at fristen ikke betyr så mye i praksis.
Hva bør du sjekke før du sender?
Før du sender inkassovarsel bør du kontrollere:
- at fakturaen faktisk er sendt og forfalt
- at kunden er riktig registrert
- at kravet ikke er bestridt
- at dokumentasjonen bak kravet er i orden
Hvis kunden har innsigelser, bør du stoppe opp og avklare saken først. Da er det lurt å lese bestridt faktura: hva gjør du? .
Hva skjer etter inkassovarsel?
Inkassovarselet er ikke slutten av løpet. Det er overgangen til neste trinn. Hvis kunden fortsatt ikke betaler etter fristen, kan du vurdere:
- ordinær inkasso
- betalingsoppfordring
- forberedelse til utleggsbegjæring
Det er nettopp derfor det lønner seg å være ryddig her. Et korrekt inkassovarsel gjør resten av prosessen enklere.
Vanlige feil
Disse går igjen:
- inkassovarsel sendes uten at fakturaen først er kontrollert
- bedriften venter altfor lenge fordi man vil være “snill”
- det er uklart internt når saken skal løftes fra purring til inkassovarsel
- kravet går videre selv om kunden allerede har bestridt det
Hvis du vil være tydelig på innholdet, kan du kombinere denne guiden med hva som skal stå i inkassovarsel .