Hva skal stå i inkassovarsel?

Et godt inkassovarsel skal være tydelig, ryddig og lett å forstå. Hvis det er uklart eller mangelfullt, svekker du både effekten og resten av oppfølgingsløpet.

Dette bør være med

Et inkassovarsel bør minst inneholde:

Opplysning	Hvorfor det er viktig
Tydelig merking som inkassovarsel	Kunden må forstå hva dokumentet er
Hvilket krav det gjelder	Kunden må kunne koble det til riktig faktura
Beløpets størrelse	Gjør kravet konkret og kontrollerbart
Betalingsfrist på 14 dager	Dette er et sentralt krav i løpet
Opplysning om at saken kan gå til inkasso	Varsler hva som skjer hvis det ikke betales

Det holder ofte å vise til fakturanummeret så lenge det er klart hvilket krav det gjelder.

Hvor tydelig må det være?

Svaret er: ganske tydelig. Kunden skal ikke måtte gjette:

hva dokumentet gjelder
hvor mye som skal betales
når fristen går ut
hva neste steg blir

Et uklart brev gjør ikke bare kunden usikker. Det gjør også resten av prosessen vanskeligere hvis du senere vil gå videre til egeninkasso eller ordinær inkasso.

Hva bør du ha klart før du sender?

Før du sender inkassovarsel bør du ha:

originalfakturaen tilgjengelig
grunnlaget for leveransen på plass
oversikt over om kunden har svart eller protestert
kontroll på tidligere påminnelser og purringer

Dette gjør det lettere å stå støtt dersom kunden svarer at kravet er feil eller uklart.

Vanlige feil

Disse problemene går igjen:

inkassovarselet er ikke tydelig merket
betalingsfristen er for kort eller uklart oppgitt
det fremgår ikke klart hva kravet gjelder
saken sendes videre selv om dokumentasjonen bak kravet er svak

Hvis du er usikker på om tidspunktet er riktig, les når du bør sende inkassovarsel . Hvis du heller er i en tidligere fase, kan du starte med betalingspåminnelse vs purring .

En enkel huskeregel

Et inkassovarsel bør være så tydelig at kunden umiddelbart forstår:

dette gjelder en konkret forfalt faktura
dette er siste tydelige varsel før saken kan gå videre
det finnes en klar frist for å gjøre opp