Egeninkasso betyr at virksomheten følger opp egne forfalte krav selv, i stedet for å sende saken til et inkassobyrå. For mange små bedrifter er dette aktuelt når de vil beholde kontroll på kundedialogen, ha bedre oversikt over dokumentasjonen og vurdere sakene tettere opp mot resten av økonomien.
Kort forklart
Når du driver egeninkasso, håndterer du selv stegene etter vanlig fakturering og purring. Det kan blant annet være:
- inkassovarsel
- videre oppfølging av kravet
- vurdering av innsigelser og delbetalinger
- klargjøring for utleggsbegjæring
Det betyr ikke at du kan hoppe over regler eller frister. Tvert imot blir dokumentasjon og riktig rekkefølge ekstra viktig når du holder saken i eget hus.
Når er egeninkasso aktuelt?
Egeninkasso passer ofte best når:
- du kjenner saken og kundehistorikken godt
- du vil bevare kontrollen over kommunikasjonen
- du vil vurdere hver sak opp mot kundeforhold og lønnsomhet
- du vil unngå å flytte faktura, reskontro og oppfølging mellom flere systemer
Hvis det du egentlig trenger først er grunnreglene, start med når du kan sende purring , purregebyr på faktura og forsinkelsesrente på faktura .
Egeninkasso eller inkassobyrå?
| Løsning | Når den ofte passer best | Typisk fordel |
|---|---|---|
| Egeninkasso | Når du vil styre oppfølgingen selv | Bedre kontroll på sak og kundedialog |
| Inkassobyrå | Når du vil sette bort innkrevingen | Mindre intern håndtering |
Det finnes ikke ett riktig svar for alle saker. Noen krav er enkle å følge opp selv. Andre er mer praktiske å sende ut. Det viktigste er at valget tas bevisst, og ikke bare av vane.
Hvorfor velger noen egeninkasso?
Mange bedrifter opplever at betalingsoppfølgingen blir bedre når den henger tett sammen med faktura, historikk og reskontro. Da blir det enklere å se:
- hva som faktisk er sendt
- hvilke frister som er passert
- om kunden har protestert eller delbetalt
- om saken bør stoppes, løses eller eskaleres
Når du først begynner å jobbe med flere forfalte krav samtidig, blir denne oversikten fort viktigere enn selve ordvalget i ett enkelt brev.
Når blir utleggsbegjæring relevant?
Hvis kunden fortsatt ikke betaler etter den formelle oppfølgingen, kan saken til slutt måtte vurderes for utleggsbegjæring. Da går du fra vanlig innkreving til et mer rettslig spor.
Det er nettopp her mange merker forskjellen mellom manuell oppfølging og systemstøtte. Hvis du vil forstå dette steget bedre, les hva utleggsbegjæring er .
Når bør du se på ReAI i stedet for bare fakturaprogram?
ReAI Faktura dekker fakturering og purringer, men når behovet går over i egeninkasso, er det naturlig å se på hele regnskapsflyten. På ReAI ligger egeninkasso innebygd i regnskapssystemet, med støtte for hele løpet videre mot elektronisk utleggsbegjæring.
Hvis du vil se hvordan ReAI beskriver dette mer detaljert, kan du gå videre til:
Kort oppsummert
Egeninkasso er først og fremst et spørsmål om kontroll. Hvis virksomheten vil følge opp egne krav selv, må prosessen være strukturert, dokumentert og tett koblet til resten av økonomiarbeidet. Da blir det også enklere å avgjøre når saken skal holdes internt, og når den bør videre til et mer formelt løp.