Delbetaling på faktura kan være en praktisk løsning, men bare hvis den håndteres ryddig. Hvis du tar imot delbetaling uten å dokumentere hva som er avtalt, blir det fort uklart hva som faktisk gjenstår og hvordan oppfølgingen skal skje videre.
To vanlige situasjoner
| Situasjon | Hva du bør gjøre |
|---|---|
| Delbetaling er avtalt på forhånd | Bygg det inn i tilbud, kontrakt eller fakturaplan |
| Kunden ber om delbetaling etter forfall | Bekreft ny plan skriftlig før du stopper oppfølgingen |
Det viktigste er at både du og kunden vet hvilke datoer og beløp som nå gjelder.
Når bør du si ja?
Delbetaling kan være lurt når:
- du vil øke sjansen for å få inn pengene
- kunden har midlertidige betalingsproblemer, men vil gjøre opp
- kundeforholdet er viktig og du vil løse det pragmatisk
Men delbetaling er mindre smart hvis kunden allerede er utydelig, bestrider kravet eller ikke holder tidligere avtaler.
Hvordan dokumenterer du det?
Bekreft alltid skriftlig:
- total opprinnelig gjeld
- hvor mye som er betalt nå
- hva som gjenstår
- ny betalingsplan med datoer
Hvis du ikke gjør dette, kan det bli uklart om du har gitt betalingsutsettelse, redusert kravet eller bare akseptert en delinnbetaling uten nærmere avtale.
Hva skjer med purring og inkassoløpet?
Når du godtar en ny betalingsplan, bør du normalt ikke fortsette å sende vanlige purringer som om ingenting har skjedd. Oppfølgingen bør følge den nye avtalen.
Hvis kunden bryter den nye planen, kan du ta opp igjen løpet. Derfor er det viktig å ha en tydelig start og slutt på avtalen.
For mange er dette et naturlig punkt å se på forskjellen mellom betalingspåminnelse og purring og inkassovarsel .
Delbetaling er ikke det samme som akonto
Dette er en vanlig misforståelse:
- delbetaling etterpå betyr at en eksisterende faktura betales i deler
- akonto betyr at et prosjekt faktureres i planlagte delbeløp underveis
Hvis du egentlig trenger en strukturert prosjektbetaling, er akonto-faktura ofte en bedre modell enn å splitte en allerede forfalt faktura i ettertid.
Vanlige feil
Disse går igjen:
- delbetaling aksepteres muntlig uten skriftlig bekreftelse
- restbeløpet blir ikke tydelig nok synlig i oppfølgingen
- ny frist avtales, men gammel purring går likevel ut automatisk
- bedriften stopper all oppfølging uten å ha kontroll på neste steg
En enkel og tydelig avtale er nesten alltid bedre enn mange små e-poster og muntlige lovnader.