Når en kunde ikke kan betale hele fakturaen ved forfall, kan en betalingsavtale være bedre enn å la saken skli videre uten plan. Det viktigste er at avtalen er tydelig og skriftlig.
En løs melding om at kunden skal “betale snart” er sjelden nok. Du trenger en konkret plan som begge parter forstår.
Hva bør stå i betalingsavtalen?
En god betalingsavtale bør minst si:
- hvor mye som gjenstår å betale
- når delbetalingene skal skje
- hva som skjer hvis en frist ikke holdes
- om renter eller andre tillegg løper videre
Hvis kunden bare skal betale i flere deler, kan du også se delbetaling på faktura for selve oppsettet.
Hvorfor skriftlighet er viktig
Skriftlighet gjør det enklere å:
- unngå misforståelser
- dokumentere hva kunden har akseptert
- avgjøre hva neste steg skal være hvis avtalen brytes
Det er også nyttig hvis saken senere må gå videre til inkasso eller egeninkasso.
Når bør du tilby en betalingsavtale?
| Situasjon | Når avtale kan være smart |
|---|---|
| Midlertidig likviditetsproblem | Kunden vil betale, men trenger litt tid |
| God kunde med kjent historikk | Du vil finne en løsning uten konflikt |
| Delvis betaling allerede mottatt | Det finnes et realistisk grunnlag for videre plan |
Hvis kunden derimot bestrider selve kravet, bør du først rydde i uenigheten. Se bestridt faktura: hva gjør du? .
Hva gjør du hvis avtalen brytes?
Da bør du gå tilbake til en tydelig oppfølgingsprosess:
- vis til betalingsavtalen
- oppgi hva som ikke er betalt
- varsle hvilket steg som kommer nå
Det kan være ny purring, inkassovarsel eller vurdering av egeninkasso. Start i så fall med hva er betalingsoppfordring og hva er egeninkasso .
Kort råd
En betalingsavtale fungerer best når den er konkret, realistisk og skriftlig. Da gir du kunden en vei til oppgjør uten å miste kontroll over kravet ditt.