Når en kunde sier at en faktura er bestridt, bør du ikke bare fortsette oppfølgingen på autopilot. Det første målet er å finne ut hva kunden faktisk bestrider, og om det finnes dokumentasjon som avklarer saken.
Hva betyr det at fakturaen er bestridt?
Det betyr at kunden gjør en innsigelse mot kravet. Det kan for eksempel handle om:
- at leveransen ikke er mottatt
- at prisen ikke stemmer med avtalen
- at omfanget av arbeidet er uklart
- at kunden mener noe allerede er betalt
Dette er noe annet enn at kunden bare er treg med å betale. Derfor bør du håndtere saken annerledes enn en vanlig forfalt faktura .
Første steg
Når en faktura bestrides, bør du:
- be kunden presisere hva som bestrides
- samle dokumentasjonen din
- stoppe opp før du sender saken videre i inkassoløpet
Det gjelder særlig hvis innsigelsen virker konkret og dokumenterbar. Finanstilsynet anbefaler også at bestridelse skjer skriftlig og kan dokumenteres.
Hvilken dokumentasjon bør du samle?
| Dokumentasjon | Hvorfor det hjelper |
|---|---|
| Tilbud eller avtale | Viser hva som faktisk ble bestilt |
| Timelister eller leveransegrunnlag | Viser hva som er levert |
| E-post eller meldinger | Viser endringer og godkjenninger underveis |
| Faktura og eventuelle kreditnotaer | Viser selve kravet og senere justeringer |
Hvis du oppdager at fakturaen faktisk inneholder feil, er det bedre å rette den med kreditnota enn å stå på et krav som ikke holder.
Bør du sende purring eller inkassovarsel likevel?
Som hovedregel bør du være forsiktig med å presse videre før innsigelsen er avklart. En ekte tvist bør håndteres som en tvist, ikke bare som sen betaling.
Det betyr ikke at kravet automatisk faller bort. Men du bør kunne forklare og dokumentere hvorfor kravet er riktig før du går videre til inkassovarsel eller egeninkasso .
Når løser dette seg ofte raskt?
Mange bestridte fakturaer løser seg når du raskt sender:
- tydelig oversikt over leveransen
- henvisning til avtalen
- oppdatert spesifikasjon av beløpet
Det er ofte et tegn på at fakturaen opprinnelig var for vag. Derfor er denne guiden tett koblet til hva som skal stå på en faktura og hvordan fakturere fastpris og timepris .
Vanlige feil
Dette gjør ofte saken verre:
- du svarer emosjonelt i stedet for strukturert
- du sender saken videre uten å samle dokumentasjon
- du lar tvisten pågå muntlig uten skriftlig spor
- du retter ikke opp åpenbare feil i fakturaen
En rolig, dokumentert og konsekvent prosess gir som regel bedre resultat enn å presse hardt tidlig.